این سوال پیچیده ای است، چرا که هر دو استراتژی مزایا و مشکلات خاص خود را دارند. مهم تنها این است که توجه و کنترل را به خاطر داشته باشید. هرچه در توان دارید به کار بگیرید تا به افراد نشان دهید – هم افرادی که می مانند و هم آن هایی که خارج می شوند – به آن ها اهمیت می دهید و هرچه می توانید انجام دهید تا کنترل پروسه را در دستان خود نگه دارید.
اگر بیش از یک دفتر دارید، شاید تعدیل نیروی چند مرحله ای هم برایتان ممکن باشد. یا اگر تعدیل نیرویتان خیلی گسترده است، اطلاع رسانی به افراد به شکل بخش به بخش نیز یکی از گزینه ها است. مثلاً شما امروز به بخش آی تی خبر میدهید، فردا به بخش تحقیق و توسعه، و همینطور الی آخر. مزایا و مشکلات این روش ها در زیر آمده است:
مزایای یک تعدیل نیروی چند مرحله ای
در یک تعدیل نیروی چند مرحله ای تعدیل را دفتر به دفتر یا بخش به بخش یا سطح به سطح یا به هر شکل دیگر که برایتان منطقی باشد، انجام می دهید. چند مزیت این روش عبارتند از:
- با تعدیل نیروی چند مرحله ای کارمندان کمتری در هر مرحله درگیر مسئله می شوند. معمولاً در هر نوبت تنها یک دفتر یا یک بخش را مورد اطلاع رسانی قرار می دهید که یعنی افراد کمتری بلافاصله تخت تاثیر قرار خواهند گرفت. در بیشتر موارد اگر هر بار افراد کمتری درگیر شوند، احتمال اشکالات به وجود آمده هم کمتر میشود.
- در یک تعدیل نیروی چند مرحله ای، میتوان برنامه ریزی را به شکل چند مرحله ای تکمیل کرد. اگر قرار باشد در هفته ی اول در بخش الف و هفته ی بعد در بخش ب دست به تعدیل نیرو بزنید، لازم نیست یک دفعه تمامی تصمیمات کلیدی را بگیرید. لازم نیست تمامی تصمیم ها قبل از شروع تعدیل نیرو گرفته شوند و بخشی از برنامه ریزی را میتوانید برای بعد بگذارید.
- وقتی تعدیل نیرو به شکل دفتر به دفتر و نوبتی انجام می شود، مدیران کلیدی برای هدایت بحث ها می توانند برای تمامی جلسات در تمامی دفاتر حضور داشته باشند. مثلاً اگر قرار است هفته ی آینده به یکی از دفاتر شهرستان بروید، م توان مدیرعامل و مدیران ارشد را به این شهر فرستاد تا تعدیل نیرو را هدایت کرده و با کارمندان صحبت کنند. فراموش نکنید؛ “توجه و کنترل”. و بعد اگر هفته ی بعد قرار تعدیل نیروی دفتر دیگر در شهر دیگر است، مدیرعامل و مدیران ارشد میتوانند به ان شهر سفر کرده و تعدیل نیروی آن جا را هدایت کنند. کافی است کمی به کارمندان گوش دهید. کارمندان دوست دارند که مدیران ارشد در تعدیل نیرو نقش داشته باشند. این مسئله توجه آن ها را به کارمندان نشان میدهد. همچنین مشخص میکند که دست بالایی ها جدا ننشسته اند و فقط به دیگران امر نمیکنند که چه کسانی باید بروند و چه کسانی باید بمانند.
اگر مدیران ارشد در دسترس و نزدیک باشند و خیلی سریع با تمامی کارمندان از تمامی سطوح صحبت کرده و سوالات را جواب دهند، افراد به یک نتیجه ی واحد خواهند رسید:
مطمئناً همه چیز درست از آب در خواهد آمد وگرنه بالادستی ها همین طور این اطراف قدم نمی زدند و با کارمندان صحبت نمی کردند.
- در یک تعدیل نیروی چند مرحله ای، هر بار به کاغذبازی کمتری نیاز خواهد بود. اگر قرار باشد تنها 45 نامه پیش نویس و سپس نهایی شوند، زمان کمتری نسبت به آماده سازی 300 نامه لازم خواهید داشت. بنابراین کاغذ بازی کمتر شده و در عوض گزارش های کمتری را باید آماده کرد، امضا کرد و آرشیو نمایید. همچنان باید برای هر نفر یک نامه آماده کنید، ولی در تعدیل نیروی چند مرحله ای لازم نیست تمامی آن ها را همزمان آماده کنید.
- حفظ کنترل در یک تعدیل نیروی چند مرحله ای و پاسخگویی به مشکلات پیش آمده، برای تیم مدیریتی راحت تر خواهد بود. آن ها چنان درگیر فشار کاری نمی شوند که دیگر فرصتی برای جوابگویی به سوالات، گوش دادن به عکس العمل کارمندان به تعدیل نیرو یا صحبت در مورد آینده ی شرکت نداشته باشند. اگر مشکل و اختلاف و دشمنی در میان کارمندان به وجود بیاید، تیم مدیریتی این زمان را خواهد داشت که همین حالا با آن ها مقابله کند.
- در یک تعدیل نیروی چند مرحله ای، به تصمیم گیران استرس کمتری وارد میشود؛ چرا که حجم این استرس در طول زمان پخش خواهد شد. با این حال این مسئله دو طرفه است.
مشکلات تعدیل نیروی چند مرحله ای
بله، این روش مشکلاتی هم دارد. اول از همان آخرین مزیت این روش شروع میکنیم:
- در یک تعدیل نیروی چند مرحله ای، همیشه این ریسک وجود دارد که استرس مدیران اصلی در طول زمان ادامه پیدا کند. ممکن است مدیران ارشد برای چنان مدت درازی درگیر استرس تعدیل نیرو شوند که این امر یکی از دل مشغولی های اصلی آن ها شود.
ما مدیرانی را دیده ایم که در طول پروسه ی تعدیل نیرو خرد شده اند. طولانی کردن تعدیل نیرو در طی زمان فقط به این بهانه که آن را در چندین بخش انجام دهید ممکن است برای تیم مدیریتی خطرناک باشد. آن ها دیگر به خوبی زمانی که استرس نداشتند تصمیم گیری نخواهند کرد. و از آن جایی که بخش اعظمی از زمان و انرژی خود را صرف این تعدیل نیروی طولانی میکنند، دیگر فرصتی برای تمرکز بر روی سایر جنبه های سازمان نخواهند داشت.
- یک تعدیل نیروی چند مرحله ای زمان لازم برای تعدیل نیروی کامل را افزایش میدهد. ممکن است این تعدیل نیرو تا همیشه ادامه پیدا کند. برخی کارمندان به این وحشت می افتند که این پروسه کی میخواهد تمام شود. آن میزان انرژی که باید صرف تحقیق و توسعه یا بازاریابی یا بهبود عملکرد شود، دیگر وجود نخواهد داشت. در عوض انرژی به همان سمتی جهت گیری خواهد شد که مدیران مرحله ی بعدی تعدیل نیرو را به آت سمت جهت داده اند.
- تعدیل نیروی چند مرحله ای زمان لازم برای بازگشت کارمندان باقیمانده به وضعیت روحی و عملکردی اولیه را افزایش میدهد. پس از هر مرحله کارمندان خواهند پرسید: “حالا نوبت کیست؟ و کجا؟” زمان بیشتری صرف صحبت در مورد این که تعدیل نیرو در مورد چه کسی و کجا اتفاق خواهد افتاد، شده و وظایف به موقع انجام نمیشوند.
برخی سازمان هایی که تعدیل نیروی چند مرحله ای خود را در عرض شش هفته انجام دادند، دیگر هرگز نتوانستند روی پای خود بایستند. شش هفته زمان زیادی نیست ولی برای یک گروه کارمند که دائم میپرسند: “حالا نوبت کیست؟” زمان زیادی محسوب می شود. و هر چه میزان نگرانی و سوالات کارمندان طولانی تر شود، سطح کیفیت و عملکرد آن ها پایین تر خواهد آمد.
- یکی از اصلی ترین مشکلات تعدیل نیروی چند مرحله ای اثری است که این کار بر بازار می گذارد. اگر مشتریان فعلی و احتمالی دائم خبرهای تازه ای از تعدیل نیروی دنباله دار شما بشنوند سوالاتی در ذهنشان شکل خواهد گرفت. آیا سازمان وضعیت متعادلی دارد؟ چه اشکالی در سازمان پیش آمده که باعث این همه تعدیل نیرو شده است؟ آیا تصمیم گیران قادر به ارائه ی تصمیمات مناسب نیستند؟ آیا کیفیت کالاها/خدمات کاهش خواهد یافت؟ یا همین حالا هم کاهش یافته است؟
یک تعدیل نیروی چند مرحله ای میتواند تاثیر منفی و عمیقی بر بازار داشته باشد. نه تنها مشتریان فعلی نگران خواهند شد، بلکه افرادی که قصد استفاده از کالاها یا خدمات شما را در آینده دارند، این امر را خطرناک تلقی کرده و به سراغ رقیب خواهند رفت.
- همچنین وضعیت استخدامی شرکت شما هم دچار ریسک خواهد شد. با بالا رفتن توجهاتی که تعدیل نیرو به خود جلب میکند، کاندیداهای آتی و برتر موقعیت های شغلی ممکن است شما را به عنوان یک گزینه ی نامناسب کنار بگذارند. استخدام افراد برتر زمان بیشتری خواهد برد و مجبور خواهید شد پول بیشتری به آن ها بدهید. و بهترین ها هم ممکن است شما را کاملاً کنار بگذارند.
وقتی جوانترها به سن بازنشستگی می رسند، رقابت برای کارمندان بهتر بالا می رود. اگر شهرت شما به واسطه ی تعدیل نیروهای فراوان خدشه دار شده باشد، ممکن است نتوانید به عنوان یک کارفرمای برتر به رقابت بپردازید.
نویسنده: دکتر اعتماد هژبرالساداتی
