همه تیم ها و سازمان ها برای رشد با چالش هایی روبرو می شوند. مشکلاتی وجود دارد که ممکن است برای تیم ها هنگام برقراری ارتباط ، حل مسائل مهم تجاری یا چالش های پیرامون رشد ، طراحی ، فعال سازی و توانمند سازی کارکنان و حفظ آنها یا توسعه سازمان ایجاد شود . به طور خلاصه ، حل مسئله باید بخشی از مهارت تیم شما باشد.
فعالیتهای حل مسئله در درجه اول برای کمک به یک گروه یا تیم ابتدا از طریق فرآیند شناسایی مشکلات و چالشها ، ایده پردازی روی راه حلهای ممکن و سپس ارزیابی مناسبترین ها طراحی شده است .یافتن راه حل های موثر برای مشکلات پیچیده، آسان نیست ، اما با استفاده از تکنیک ها ، روش ها ، بازی ها و تمرین های خلاقیت مناسب می توانید تیم خود را در روند کار ،کارآمدتر کنید.به یاد داشته باشید که همه مشکلات یکسان نیستند و سازمان هایی در اندازه های مختلف ، مراحل کاری و صنایع به تکنیک های مختلف حل مسئله نیاز دارند . بر اساس تیمی که سعی در ارائه آنها دارد راه حلها نیز متفاوت خواهد بود.
بنابراین چگونه می توانید استراتژی های حل مسئله را درگیر کنید ، تیم شما را قادر سازد تا مراحل حل مسئله را که بیشترین کارآیی را دارند ، ارائه دهد؟
تکنیک های عمیق و موثر حل مسئله
در این بخش ، ما تکنیک های اثر بخش و بنیادی حل مسئله را بررسی خواهیم کرد که یک فرایند کامل برای توسعه راه حل های موثر را ارائه می دهد.اگر به دنبال یک روش جامع یا مدل حل مسئله هستید ، این فرایندها عامل خوبی برای شروع هستند.
فرآیند حل مسئله چیست؟
وقتی تیم یا فردی با مشکل یا چالشی روبرو می شود ، پیگیری سریع و ایجاد یک راه حل بدون ،در نظر گرفتن ماهیت مسئله و نزدیک شدن به یافتن راه حل به صورت ساختار یافته ، وسوسه انگیز است.. بدون یک روند مشخص ، تلاش برای حل مسائل یا چالش ها می تواند بدون ساختار و ناامید کننده باشد. فرایندهای حل مسئله از ابتدا تا پایان ، چارچوبی را برای گروه فراهم می کند تا به مشکلات به هر اندازه یا پیچیدگی ،نزدیک شود و نتایج را ببیند.تکنیک های معرفی شده در زیر ، معماری محکمی را برای حل مسئله فراهم می کند که تمام مراحل حل مسئله را طی می کند تا از شناسایی دقیق مسائل و چالش ها برای حل یا توسعه تحلیل ، ارائه به راه حل های مناسب برسد.
1- شش کلاه تفکر:
رویکردهای فردی برای حل مسئله بر اساس تیم یا نقشی که فرد در اختیار دارد می تواند بسیار متفاوت باشد و بنابراین برای تعصبات یا چشم اندازهای موجود می توان به راحتی راه خود را در روند حل مسئله پیدا کرد. ایجاد فضایی برای دیدگاه های مختلف ، هنگام جستجوی مشکلات و راه حل های بالقوه آنها مهم است.
شش کلاه تفکر ، یک تکنیک کلاسیک برای شناسایی مشکلاتی است که باید حل شوند و تیم شما را ، قادر می سازد تا آنها را از زوایای مختلف مورد بررسی قرار دهد ، خواه این کار با تمرکز بر واقعیت ها و داده ها ، راه حل های خلاقانه یا با در نظر گرفتن دلیل عدم موفقیت یک راه حل خاص باشد.مانند همه چارچوب های حل مسئله ، شش کلاه تفکر نیز در کمک به تیم ها برای جلوگیری از انسداد راه گفتگو یا بحث و کنار آمدن با حل مشکلات پیچیده با یک روند موثر حل مسئله است. در واقع در این تکنیک الزام و قاعده بر اساس حضور و وجود اعضاء برای انجام کار تیمی برای شناسایی و حل مسئله خواهد بود .
2- تکنیک Lighting:
روند حل مسئله غالباً ماهیتی خلاقانه دارد ، اگرچه مانند هر فرآیند خلاقانه ای ، این امکان وجود دارد که تمرکز خود را از دست داده و یک زمان پر از مشغله ذهنی و اما نه کاملاً مفید داشته باشید. بحثهای غیر ساختاری ممکن است در آخر شما را به این سمت برسانند ، اما استفاده از تکنیکهای حل مسئله که یک روند واضح و تمرکز تیمی را ایجاد می کنند بسیار کارآمدتر است. در تکنیک Lighting ، از شرکت کنندگان دعوت می شود با نوشتن چالش ها ، نگرانی ها یا اشتباهات پس از آن بدون بحث در مورد آنها ، قبل از دعوت توسط دبیر جلسه برای ارائه آنها به گروه ، شروع به کار کنند. در این هنگام ، از تیم دعوت می شود تا در مورد اینکه کدام یک از مشکلات را حل کند ، رای گیری کند تا الویت مشخص شود ، سپس تیم در مراحل حل مسئله راهنمایی می شود که به آنها امکان می دهد آن مشکلات را از نو تنظیم یا بررسی کنند ، راه حل ایجاد کنند و سپس تصمیم بگیرند که در مورد چه مسائلی اقدام کنند. با تصمیم گیری درمورد مشکلاتی که قبل از هر اقدامی باید به صورت تیمی حل شوند ، این فرایند گروهی برای اطمینان از همسو بودن کل تیم عالی است و می تواند مراحل بعدی را تحت مالکیت خود قرار دهد. با پایان تکنیک Lighting ، تیم شما وظایف عملیاتی و راه حل هایی خواهد داشت که می تواند به سرعت اجرا کند. مثل برق! البته در بعضی از ترجمه ها به تکنیک رعدو برق هم اشاره و یا معرفی شده .
3- فرآیند تعریف مسئله:
اگرچه مشکلات می توانند پیچیده باشند ، اما روشهای حل مسئله که برای شناسایی و حل این مسائل استفاده می کنید اغلب می توانند در طراحی ساده باشند. با صرف وقت برای شناسایی و تعریف واقعی یک مسئله و ایجاد یک فرایند حل مسئله که به یک تیم امکان می دهد چالش را به عنوان یک فرصت جدید شناسایی و تنظیم کند ، این روش ، بسیار عالی برای ایجاد یک تیم در حل مشکلات با تمرکز بر ایجاد تغییر است. شما با یک سوال متمرکز و مشخصی فرایند شناسایی را شروع می کنید و شناسایی و حل مسئله را تقسیم به پنج تیم که هر یک با استفاده از یک روش متفاوت مشکل را بررسی می کنند ، دریافت می کنید: فرار ، برگشت ، اغراق ، تحریف یا آرزو. تیم ها قبل از اینکه آنها را به گروه بازگردانند ، یک ایده و حل مسئله را مطابق با روش خود توسعه می دهند.تکنیک های حل مسئله از این قبیل برای امکان دادن به مباحث عمیق که فضایی را برای یافتن راه حل های خلاقانه نیز ایجاد می کنند ، عالی هستند! چند ساعت طول می کشد ، اما روند شروع و پایان تعریف مسئله کاملاً، ارزش زمان و تلاشی را که هزینه کردید ، خواهد داشت .
4- تکنیک word-cafe:
این تکنیک یک روش آسان اما قدرتمند برای کمک به گروه های بزرگتر است تا انرژی و توجه خود را بر حل مشکلات پیچیده متمرکز کنند.تکنیک word-café این رویکرد را با ایجاد فضایی آرام فراهم می کند که در آن شرکت کنندگان بتوانند خود را سازماندهی کرده و موضوعات مرتبط و مهم را برای آنها که هدف اصلی حل مسئله هستند ، کشف کنند. با مدل سازی فضای تکنیک word-café ، فضای مناسبی را ایجاد کنید و پس از راهنمایی گروه در روند حل مسئله ، به آنها اجازه دهید حرف را بزنند و مباحث را در فضایی خلاقانه و تحلیلی بیان کنند .فرهنگ حل مشکل در سازمان شما ، در طولانی مدت می تواند کاری دشوار باشد. تکنیک های قابل حل حل مسئله مانند World Cafe می تواند به ویژه در فرهنگ سازی افرادی که با کارگاه ها آشنا نیستند بسیار موثر باشد. و می تواند فرهنگ حساسیت به مشکلات سازمانی و حس مهم بودن در نیروی های تازه وارد را تقویت نماید.
5- تکنیک گفتگوی کشف و اقدام (DAD):
یکی از بهترین استراتژی های حل مسئله ایجاد فضای امن برای گروه های کاری سازمان برای به اشتراک گذاشتن و کشف شیوه ها ، رفتارها و تکنیک های حل مسئله است که می تواند به آنها در یافتن راه حل های موثر کمک کند ، اغلب بدون نیاز به تغییرات گسترده سازمانی یا منابع اضافی.مقاومت یا عدم تمایل به تغییر، اغلب می تواند به عنوان عنصری اجتناب ناپذیر از روند حل مسئله و یکی از آن مراحل حل مسئله باشد که همه تیم ها باید قبل از یافتن راه حلی که برای همه مفید باشد ، طی کنند.با استفاده از DAD می توانید به گروه کاری و تیم ها سازمانی کمک کنید تا انتخاب کند کدام مسئله را می خواهند حل کنند و کدام روش را برای این کار انتخاب می کنند. این فرآیند امکان مالکیت و حس مسئولیت برای خط مقدم جهت اطمینان از پیگیری ، بسیار عالی است و یکی از تکنیک های حل مسئله است که شما به عنوان یک تسهیل کننده در جعبه ابزار خود به شدت نیاز دارید.
6- تکنیک فضای باز:
تکنیک فضای باز – توسعه یافته توسط هریسون اوون – فضایی را ایجاد می کند که از گروههای بزرگ دعوت می شود تا بر حل مشکلات خود مسلط شوند و جلسات فردی را برگزار کنند. فناوری فضای باز زمانی شکل می گیرد که مهارت و بینش زیادی در اتاق داشته باشید و بخواهید روش ها و رویکردهای مختلفی راجع به یک موضوع خاص یا مسئله خاصی که باید حل شود ، فراهم کنید.با جمع آوری شرکت کنندگان خود برای هماهنگی با یک موضوع اصلی شروع کنید و تلاش ها و فعالیت های آنها را متمرکز کنید. برای کمک به راهنمایی روند حل مسئله ، قوانین اساسی را توضیح دهید و سپس از اعضا دعوت کنید تا هر مسئله مرتبط با موضوع اصلی را که به آن علاقه دارند و آماده مسئولیت آن هستند ، شناسایی کنند.هنگامی که شرکت کنندگان در مورد رویکرد اصلی خود تصمیم گرفتند ، آنها مسئله خود را روی یک کاغذ می نویسند ، آن را به گروه اعلام می کنند ، زمان و مکان جلسه را انتخاب می کنند ، و تکنیک و روش حل مسئله را روی دیوار می گذارند. با پر شدن دیوار از ایده های مختلف ، از گروه دعوت می شود که به جلساتی که بیشتر به آنها علاقه دارند و می توانند در آن کمک کنند ، بپیوندند ، پس شما برای شروع آماده هستید! هر کس به گروه حل مسئله ای که در آن ثبت نام کرده اند می پیوندد ، مباجث را ثبت می کنند و در صورت لزوم ، یافته ها را می توان پس از آن با بقیه گروه به اشتراک گذاشت.
تکنیک هایی برای شناسایی و تجزیه و تحلیل مشکلات:
استفاده از فعالیت ها و تکنیک ها برای کمک به یک تیم در شناسایی و تجزیه و تحلیل یک مسئله می تواند یک افزودنی سریع و موثر به هر کارگاه یا جلسه باشد.در اینجا برخی از تکنیک های عالی حل مسئله وجود دارد که بر روی شناسایی مسئله و تجزیه و تحلیل مساله متمرکز است.
چگونه مشکلات و راه حل ها را شناسایی می کنید؟
قبل از این که بتوانید به دنبال یافتن راه حل مناسب برای یک مسئله خاص بروید ، ابتدا باید مسئله ای را که می خواهید حل کنید، شناسایی و تعریف کنید. در اینجا ، شما می خواهید به وضوح بیان کنید که مشکل چیست و به گروه خود اجازه دهید همان کار را انجام دهند. به یاد داشته باشید که همه افراد در یک گروه احتمالاً دیدگاه های متفاوتی در مورد ماهیت دقیق یک مسئله دارند و تمام استراتژی های حل مسئله برای کمک به پیشرفت گروه به درجه ای از هم ترازی نیاز دارند. شناسایی با دقت مشکل ، مستلزم آن است که همه اعضای یک گروه قادر به ارائه نظرات خود ، به شیوه ای باز و امن باشند . مشارکت در روند حل مسئله می تواند برای مردم( کارکنان ) ترسناک باشد ، به ویژه اگر مشکلات یا چالش ها ماهیتی احساسی یا شخصی داشته باشند.به یاد داشته باشید که تجزیه و تحلیل مسئله و بحث بیشتر در مورد آن ، نیز قسمت مهمی از روند حل مسئله است. عدم وجود استراتژی های مناسب شناسایی و حل مسئله که در سازمان باعث وجود و بروز چالش نمی شوند ، می توانند منجر به توسعه راه حل هایی شوند که برای هدف سازمان مناسب نیستند یا به مسئله اساسی نمی پردازند.شناسایی موفقیت آمیز و سپس تجزیه و تحلیل یک مسئله به معنای همراهی تمی و گروهی سازمانی است که از طریق فعالیت های همسوشده به آنها کمک می کند تا افکار خود را به روشنی و صادقانه بیان کنند و بینشی و ایده های قابل استفاده تولید کنند. با استفاده از این داده ها ، می توانید یک بیانیه مسئله ایجاد کنید که به وضوح مشکلی را که می خواهید به آن پرداخته شود ، توصیف می کند و همچنین هدف هر فرآیند ، حل مسئله ای را که برای مقابله با این مسئله انجام می دهید ، بیان کنید.
1- تلنگر:
دیدگاه های فردی و گروهی برای استراتژی های حل مسئله فوق العاده مهم است ، اما اگر افرادی در ذهن خود جای بگیرند و برای نزدیک تر شدن به یک مسئله نیاز به تغییر دیدگاه داشته باشند ، چه اتفاقی می افتد؟
تلنگر یکی از تکنیک های حل مسئله است که ما از آن لذت می بریم که هم درک و اجرا آن ساده است و هم به گروه ها اجازه می دهد نحوه شکل گیری دیدگاه ها و تعصبات خود را درک کنند.
ابتدا از شرکت کنندگان در برنامه تلنگر دعوت می شود تا نگرانی ها ، مسائل یا مشکلات را از منظر ترس در نظر بگیرند و آنها را در یک نمودار بیان یا ارائه کنند. سپس از گروه خواسته می شود که همان موضوعات را از منظر امید در نظر گرفته و ارائه نماید .
هیچ مشکلی و راه حلی از وجود تعصب عاری نیست و با تغییر دیدگاه ها با تلنگر ، می توانید به سرعت و به طور موثر مدل حل مسئله را ایجاد کنید.
2- تحلیل استخوان ماهی:
چالش های سازمانی یا تیمی به ندرت ساده هستند و لازم به یادآوری است که یک مشکل می تواند نشانه ای از موضوعی باشد که عمیق تر است و ممکن است نیاز به بررسی بیشتر باشد. توسعه مهارت های حل مسئله که عمیق تر از سطح زمین هستند ، به ویژه در دراز مدت مهم هستند و به تیم ها امکان می دهد، استراتژی های حل مسئله موثرتری را که واقعاً به اصل موضوع می رسند ، توسعه دهند.
تجزیه و تحلیل استخوان ماهی – یا نمودار Ishikawa همانطور که به طور عامیانه برچسب خورده است – به گروه ها کمک می کند تا عمیق تر شوند و ریشه های یک مسئله را درک کنند تا راه حل های موثرتری ارائه دهند. این یک نمونه عالی از یک الگوی تجزیه و تحلیل ریشه یابی است که برای همه افراد در یک تیم ساده است .
از شرکت کنندگان در این فعالیت خواسته می شود نمودار یک ماهی را حاشیه نویسی کنند ، ابتدا مشکل یا مسئله ای را که باید در سر یک ماهی روی آن کار شود اضافه کنند و سپس ریشه اصلی این مشکل را ایجاد کنند و آنها را به عنوان استخوان ماهی اضافه کنند.
استفاده از انتزاعات مانند نمودار ماهی واقعاً می تواند به یک تیم کمک کند تا از تفکر منظم خود خارج شده و رویکرد خلاقانه ای برای مسئله و راه حل ایجاد کند. به ویژه برای مشکلات کاری که ممکن است به یک راه حل سازمانی بزرگتر نیاز داشته باشند ، قطعاً اگر می خواهید مهارت های حل مسئله را در تیم خود بهبود ببخشید که می تواند منجر به تغییر موثر تجارت شود ، به Fishbone Analysis بها دهید.
نویسنده:جیمز اسمارت11 فوریه 2020
ترجمه و تالیف : اعتماد هژبرالساداتی
