امروزه و در عصر تحول ، قدرت در دست سازمان هایی است که تدبیر و استراتژی مناسبی برای کسب و کار خود داشته باشند.
مهندسین سازه و ساختمان قبل اجرا، از طرح و نقشه مطمئن می شوند، پلان و ساختار سازه محاسبه و بعد به دست افراد واجد شرایط جهت عملیات اجرایی می سپارند و هریک از فرآیند ها بوسیله مدیران و سرپرستان با دانش و مجرب هدایت می شوند. در ابتدا گودبرداری، پی و… تا زمانیکه سازه به بهره برداری می رسید.
شروع هر کسب و کاری هم نیاز به ساختار مناسبی برای کارآفرینی دارد که در آن باید پیش بینی های لازم در راستای چشم انداز و همسان با ارزشهای سازمان انجام پذیرد.
هم افزایی چیست؟
یکی از مباحث مهم در مدیریت سازمان هم افزایی است که در واقع می توان به لغت سینرژی (Synergy) اشاره کرد .
کلمه سينرژي از دو بخش تشکيل يافته است : “syn”که پيشوندي است به معناي “با هم” و”Ergy” به معناي “کار وفعاليت” ميباشد . پس کلمه synergy”” به معناي work/function together يا ” تلاش گروهي” مي باشد .
سينرژي در فرهنگ انگليسي بصورت زير تعريف شده است :
The additional energy or greater effect that is produced by two or more people combining their energy .
“Synergy” را در فارسي به صورت زير ميتوان تعريف کرد :
همکاري مجزاي چند عامل به طوري که اثر کلي آنها از جمع اثرات آنها که به صورت مستقل به دست ميآيد بیشتر باشد .
و به بیان ساده هرگاه مجموعه کل سازمان از مجموع اجزای آن بیشتر باشد، یعنی 2+2=5 .
با روشن شدن معنی هم افزایی (Synergy) چند سوال پیش میآید
- چرا هم افزایی ؟
- هم افزایی در کجا ؟
- هم افزایی چه کسانی ؟
در دنیای پر رقابت کسب و کار، تولد سریع تکنولوژی ها و هزینه های سرسام آور در تولید محصول یا خدمت، برای پیشی گرقتن از رقبا باید برنامه ریزی های صحیح، مدون و مستمر در راستای اهداف سازمان داشته باشیم.
اما امروز، هم افزایی هم مانند خیلی از واژه های مدیریتی و سازمانی به کلیشه های جذاب جلسات و نسخ نمایشی آن در صورتجلسه تبدیل شده، و علت آن خواسته های مدیریتی و سازمانی برای افراد مشغول به کار بدون توجه به توانمندی و دانش فنی هنگام استخدام می باشد.
عارضه های فقدان هم افزایی :
- عدوم توجه به ارزش های سازمان
- نرخ جابجایی بالای نیروی کار
- استخدام های هیجانی و آنی نیروی کار
- عدم آموزش مناسب ومدون
برای رسیدن به هم افزایی و یا همان سینرژی باید مدیران ارشد سازمان با تقویت واحد مدیریت منابع انسانی و برنامه ریزی مناسب زیر ساخت های آنرا فراهم کنند.
نظریه تصاعد (Progression)
آنچه که باعث شده با عنوان نظریه تصاعد (Progression) به آن بپردازم تحلیل مشکلات و فقدان نگاه مناسب مدیران ارشد سازمان به ماموریت، چشم انداز و ارزشهای سازمانی است.
متاسفانه حتی هنگام تدوین برنامه های استراتژیک هم اکثر مدیران سازمانی از ماموریت، چشم انداز و ارزشهای سازمانی مکتوب و ساختار یافته ابراز بی اطلاعی و یا خیلی کم رنگ به آن می پردازند.
نظریه Progression به جای Synergy هنگامی می تواند جایگزین مناسبی باشد که مراحل زیر در سازمان همراهی و مشارکت مدیران ارشد وجود داشته باشد .
- تدوین ماموریت سازمان
- تدوین چشم انداز سازمان
- تدوین ارزشهای سازمان
- طراحی ساختار مناسب
موارد بالا از عمومیت بیشتری در سازمان های هدفمند وجود دارد ولی نکته مهم زمانی به تولد Progression کمک می کند که :
- شناسایی و ارزیابی مناسبی از فرآیند های سازمان.
- ارزیابی روانشناسی از شغل .
- طراحی شرایط احراز شغلی متناسب با شخصیت شغل.
- تدوین شرایط احراز شاغل متناسب با شخصیت سمت شغلی .
- طراحی فرم های استخدامی تخصصی و متناسب با هر شغل .
- انتخاب فرد مصاحبه کننده متخصص .
- صرف زمان و هزینه بیشتر جهت مصاحبه .
- برنامه ریزی مناسب شغلی جهت همکاری طولانی .
- تناسب شخصیت افراد استخدامی با ماموریت ، ارزش وچشم انداز سازمان .
اگر موارد فوق با تامل ، برنامه ریزی و استمرار انجام شود خیلی از هزینه های سازمان کاسته و بر سود آوری کمک خواهد کرد .
اتکا و قدرت 9 گانه فوق ، طرح ریزی ، اجرا و ارزیابی هر کدام از موارد می باشد ، شاید زمان بیشتری جهت تدوین و اجرا صرف شود ولی ارمغان آن برای سازمی تواند موارد ذیل باشد :
- جذب نیروی متخصص و اثر بخش
- همگن بودن نیرو و سازمان
- کاستن نرخ جابجایی نیرو
- کاستن هزینه استخدام در طولانی مدت
- کاستن هزینه های دوباره کاری در اغلب فرآیند های سازمان
- کاستن خطا در اجرای استراتژی های سازمان
- سرعت بخشیدن در انجام برنامه های تولید محصول یا خدمت
- رضایت مشتری و کمک به برندینگ
به عنوان مثال اگر نگاهی به مدیریت زنجیره تامین داشته باشیم (Supply Chain Management) و با بررسی موارد تاثیر گذار در آن مانند :
- پیش بینی تقاضا
- خرید
- برنامه ریزی نیازها
- برنامه ریزی تولید
- موجودی کالای ساخته شده
- انبارداری
- بسته بندی
- موجودی کالای نهائی
- برنامه ریزی توزیع
- فرایند سفارش دهی
- حمل و نقل
- خدمات رسانی
استخدام مناسب با شرایط 9 گانه Progression برای فرآیندهای فوق آنقدر حائز اهمیت است که نیروهای متخصص به کار گرفته شده می توانند خیلی از هزینه های دوباره کاری، استرداد کالا و یا مواد اولیه، حمل و نقل، روش های خرید و پرداخت، تولید، لجستیک و انبار را برای سازمان حذف و سودآوری داشته باشند.
امروز ثروت های سازمان منابع انسانی و افراد متخصص و با دانشی است که حتی می توانند برای سازمان شخصیت سازی و حتی در برندینگ سازمان تاثیر چشم گیری داشته باشند. مانند تیمهای فوتبالی که از حضور بازیکنان آن تیم می توان شخصیت و قدرت مالی باشگاه و حتی آینده آن در لیگ مسابقات را نیز پیش بینی کرد، در 9 گانه Progression نه تنها هزینه نمی کنیم بلکه سرمایه گذاری می کنیم مطمئن به تضمین بقا و پیشرفت سازمان خواهیم بود.
با نگاهی به فرآیند استخدامی سازمان های خصوصی و نیمه خصوصی عارضه ای که مانع استخدام های صحیح می شود انتخاب های هیجانی و آنی می باشد که مدیران با فوریت و جهت جایگزینی سریع نیروها از واحد ذیربط در خواست می کنند.
یکی از مهم ترین شاخص های Progression به کارگیری مدیران و کارکنانی است که سمت و شغل محول شده به آنان از تناسب صحیح برخوردار است ، خستگی و شغل زدگی کمتر دیده می شود . و دست آورد کلی Progression 8 = 2+2 می باشد .
نویسنده: دکتر اعتماد هژبرالساداتی
