چگونه باید امتحانات استخدامی را برگزار کرد؟ یا ظرایف کار مجری امتحانات استخدامی و مراحل اجرایی یک طرح یا برنامه ی استخدامی کدام اند، کمتر پاسخ داده شده است.
در طراحی برنامه ی استخدامی برای هر سازمان باید کلیه ی عوامل انسانی موثر در بهره وری آنی فردی که به استخدام سازمان در خواهد آمد، مورد توجه قرار گیرد و این نکته در همه ی مراحل یعنی در مرحله ی طراحی روشهای انتخاب، اجرای عملی امتحانات استخدامی، تصحیح اوراق، اجرای مصاحبه استخدامی و نظایر آن رعایت شود. وظایف موارد فوق به عهده چه کسی می باشد ؟ آیا مدیر منابع انسانی در جایگاه شغلی دارای توانایی های لازم می باشد ؟
دو وظیفه ی عمده ی مدیریت منابع انسانی هر سازمان عبارت اند از:
(1) تامین یا جایگزینی منابع انسانی با استفاده از شیوه های علمی آزمایش و انتخاب؛
(2) حفظ و نگهداری بهینه ی منابع موجود در سازمان.
انتخاب کارکنان را می توان به عنوان مجموعه ای از فعالیتها تعریف کرد که هدف آن، انتخاب افراد برای انجام دادن وظایف شغلی از قبل تعیین شده است. هر چند در ادبیات مرتبط با روانشناسی کار در دهه های گذشته، هدف از انتخاب، تلاش برای یافتن “داوطلبان مناسب” برای تصدی شغل مورد نظر بوده است، اما در سالهای اخیر، “انتخاب درست” به عنوان بهینه سازی “استفاده” از منابع انسانی در جهت منافع سازمان تعریف میشود (بودرو،1991،ص551 و 1983، ص396). منظور از استفاده ی بهینه، دستیابی به بالاترین حد ممکن بهره وری شغلی افراد به شرط تامین سلامت جسمانی و روانی آنان است.
واژه ی “انتخاب علمی کارکنان”، بخشی از مجموعه ی فعالیتهایی میباشد که تحت عناوین گوناگون مدیریت امور کارکنان،مدیریت منابع انسانی یا خطی مشی اجتماعی، معرفی شده است. در ادبیات روانشناسی کار در غرب، تاکید میشود که انتخاب کارکنان بخشی از فرآیندی است که با برنامه ریزی منابع انسانی، استخدام، آموزش، توسعه ی شغل و نظایر آن مرتبط است.
اما در روانشناسی بهره وری و مدل نظام مند انتخاب و به کارگیری اثر بخش منابع انسانی در سازمان که بر اساس دسته بندی تجربی عوامل و موانع انسانی بهره وری در سازمانهای ایران تدوین شده است، انتخاب علمی کارکنان یکی از عوامل درون سازمانی اصلی و موثر بر بهره وری شناخته میشود که با سه دسته از عوامل زیر رابطه ی متقابل دارد:
- عوامل درون سازمانی اصلی: این عوامل عبارت اند از: تجزیه و تحلیل شغل، ارزیابی مشاغل و تعیین حقوق و دستمزد، انتخاب علمی کارکنان، آموزش اثربخش کارکنان، ارزیابی جامع عملکرد شغلی کارکنان،مدیریت و رهبری اثربخش در سازمان.
- عوامل درون سازمانی مکمل:این عوامل عبارت اند از: بهداشت روانی در محیط کار، فرهنگ و جو سازمانی، گروه های غیر رسمی، خلاقیت و نوآوری در کار، شبکه های ارتباطی در سازمان، نگرش کارکنان، انگیزش و رضایت شغلی کارکنان، کار پژوهی (ارگونومی)، سوانح و ایمنی در کار، فساد اداری، مدیریت زمان، گروههای منسجم (گروهها یا تیمها) و توسعه ی سازمان.
- عوامل برون سازمانی:این عوامل عبارت اند از: خواست مشتریان یا ارباب رجوع، موقعیت سازمان در کشور و بازارهای جهانی، اوضاع سیاسی کشور، فرهنگ جامعه، سوابق تاریخی کشور، موقعیت جغرافیایی سازمان در کشور، نقش احزاب در کشور، وضعیت روانی مردم، بهره گیری از نیروی کار متخصص در کشور، نقش متخصصان در کشور و نقش خانواده ی کارکنان در بهره وری سازمان.
مدیران می دانند که کلیه فعالیت های مرتبط با انتخاب کارکنان، با همه عوامل درون سازمانی اصلی و مکمل، رابطه ی متقابل و تنگاتنگ و با عوامل برون سازمانی نیز روابط کم و بیش متقابل دارند. با ذکر یک مثال، می توان با کاربرد این مدل در انتخاب کارکنان، بیشتر آشنا شد. وقتی میخواهیم کارکنان مورد نیاز یک سازمان را از بین گروهی داوطلب انتخاب کنیم،لازم است:
(1) قبلاً آن شغل را تجزیه و تحلیل کرده باشیم؛
(2) ارزش آن شغل را در رابطه با مشاغل دیگر و همچنین با مشوقهای مالی پیش بینی شده، برای داوطلبان انتخاب شده روشن کنیم؛
(3) پیشبینی های لازم برای آموزش اثربخش آنان را کرده باشیم؛
(4) بدانیم بعداً چگونه عملکرد شغلی آنان را ارزیابی خواهیم کرد؛
(5) روشن سازیم چنین افرادی با چه سبک رهبری و مدیریت در سازمان بهتر کار خواهند کرد؛
(6) وضعیت آنان را از لحاظ سلامت روانی و جسمانی ارزیابی کنیم؛
(7) فرهنگ و جو سازمانی محل کارشان را برای آنان روشن سازیم؛
(8) آمادگی آنان را برای ملحق شدن به گروههای غیر رسمی (سازنده یا مخرب) پیشبینی نماییم؛
(9) علاقه یا آمادگی آنان را در زمینه ی خلاقیت و نوآوری ارزیابی کنیم؛
(10) توانمندی آنان را در برقراری ارتباط اثربخش با دیگران مورد سنجش قرار دهیم؛
(11) با نگرشهای آنان در رابطه با شغل و سازمان مورد نظر با همکاران،مدیریت سازمان و … آشنا شویم؛
(12) انگیزه ی اصلی آنان را برای پیوستن به سازمان ج.یا شویم؛
(13) ابزار، وسایل، اتاق کار و ماشین آلات مورد استفاده ی آنان را به نحوی طراحی کنیم که بهره وری شغلی بیشتری داشته باشند؛
(14) ایمنی آنان را در محیط کار تامین کنیم و آموزشهای لازم را نیز در این زمینه برایشان فراهم آوریم؛
(15) استعداد آنان را برای انواع فساد اداری(دزدی از وقت، کم کاری و …) بسنجیم؛
(16) میزان توجه یا نگرش آنان را در رابطه با زمان، ارزیابی کنیم؛
(17) آمادگی آنان را برای مشارکت اثربخش در گروههای کار، بسنجیم؛ و بالاخره
(18) توان آنان را برای سازگاری با تغییرات آینده در سازمان مورد ارزیابی قرار دهیم.
شرح وظایف – تیپ های رفتاری – ساختار سازمانی
انتخاب کارکنان مورد نیاز یک سازمان با عوامل برون سازمانی موثر در بهره وری نیز دارای روابط متقابل میباشد که برنامه ریزی منابع انسانی سازمان به درستی و بر اساس نظام مدیریت راهبردی (استراتژیک) انجام گرفته است و مدیریت منابع انسانی سازمان مورد نظر نیز باید بداند که در حال حاضر در آینده ی نزدیک و آینده ی دور، به چه تخصصهایی نیاز دارد.
نویسنده: دکتر اعتماد هژبرالساداتی
