تقریباً همه پیش بینی ها نشان می دهند که نیروی کار پس از همه گیری کار از راه دور یا به عبارتی دورکاری باید مهارتهای لازم و آداب آنرا بیاموزند – یعنی تقریباً همه شرکت ها نسبت به سطح پایه قبل از همه گیری خود افزایش، کار از راه دور را تجربه خواهند کرد.
استراتژی کار طولانی مدت سازمان شما در دورکاری چیست؟
توسط :
- ارین ای ماکاریوس ،
- باربارا ز. لارسون ،
- سوزان آر. ورومن
شرکت ها در اوایل سال 2020 به سرعت و به طور غیرمنتظره به کار از راه دور روی آوردند ، اما رهبرانی که برای آینده پس از همه گیری این امر ، برنامه ریزی می کنند فرصتی دارند تا رویکردی عمدی و استراتژیک به کارهای از راه دور داشته باشند. به احتمال زیاد این شامل بازنگری در1- سیاست های شرکت و2- شیوه های مدیریت است.از آنجا که محدودیت های همه گیری کاهش می یابد ، رهبران شرکت باید در مورد چگونگی دستیابی به یک استراتژی کار از راه دور بهینه تصمیم بگیرند. برخلاف تغییر واکنشی که به طور ناگهانی از اوایل سال 2020 آغاز شد ، تغییر آینده می تواند عملی و تعمدی باشد. و با این حال ، در یک نظرسنجی اخیر PWC از 133 نفر از مدیران آمریکایی ، تقریباً یک سوم رویکرد خود را در کار از راه دور پس از همه گیری ، “مطابق با روند” توصیف کرد.
ما به جای انتقال ساده عملیات “به حالت عادی” ، از رهبران می خواهیم به این فکر کنند که چگونه می توانند از تجربیات اخیر کار از راه دور استفاده کنند تا عمدا برای یک نیروی دورکار ترکیبی ، در آینده برنامه ریزی کنند. رهبران باید در مورد سیاست های کاری از راه دور و اقدامات پیش رو خود استراتژیک فکر کنند. و چه شما یک شرکت یا یک تیم کوچک را هدایت کنید ، اکنون زمان شروع برنامه ریزی است.
تحقیقات ، آموزش اجرایی و تجربه مشاوره شرکتی نشان می دهد که تصمیمات اصلی رهبران در دو دسته اصلی قرار می گیرند: سیاست های شرکت و شیوه های مدیریت. در زیر ، نگاهی داریم به روندهای اصلی ظهور در هر یک از این دسته ها.
سیاست های شرکت:
اجرای فعال کار از راه دور ممکن است نیاز به، بروزرسانی سیاست های شرکت متناسب با نیازهای یک نیروی کار پراکنده داشته باشد. وقتی شرکت ها در سیاست های موجود تجدید نظر می کنند ، باید سوالات زیر را برطرف کنند.
ترکیب مناسب کار از راه دور برای سازمان شما چیست؟
سناریوهای احتمالی شامل یک حالت دو منظوره ،(با کارمندان در دفتر به صورت نیمه وقت ،و یا به طور معمول دو یا سه روز در هفته) ، که اقئام اصلی در دفتر است. برای تعیین سیاست بهینه برای سازمان شما ، رهبران باید ملاحظات استراتژیک زیر را در نظر بگیرند:
- ماهیت کار-کارهای مستقل: که زیاد به همکاری یا هماهنگی با دیگران متکی نیستند – برای کار از راه دور ایده آل هستند. کار بسیار مشارکتی نیز می تواند از راه دور موفقیت آمیز باشد ، اما برای مدیریت به تلاش بیشتری نیاز دارد . بدیهی است که بعضی از مشاغل به سادگی از راه دور قابل انجام نیستند ، اما ممکن است این تعداد کمتر از آن باشد که فکر می کنید. شرکت ها همچنان مرزهای کار از راه دور را ادامه می دهند ، با استفاده از فن آوری هایی مانند رباتیک و واقعیت افزوده برای امکان تعمیر و نگهداری ماشین آلات از راه دور در تولید ، و حتی برخی از آزمایشات پزشکی و توابع تشخیص .
- سطح نیروی کار را تجربه کنید. کارمندان جدید یا کسانی که اخیراً ارتقا یافته اند معمولاً از یک دوره ابتدایی حضور در دفتر بهره مند می شوند ، هم برای ایجاد روابط و هم برای کسب دانش ضمنی که می توانند با سهولت بیشتری در محیط دفتر جذب شوند. اگر نیروی کار در درجه اول از راه دور باشد ، جلسات همزمان برای جهت گیری بصورت مجازی و تغییر نگرش در محل ممکن است مفید باشد.
- تطبیق کارمند با توجه به تفاوت در شخصیت و ترجیحات کار از راه دورکه قطعا باید به انتخاب های فردی و تیپ رفتاری توجه شود . اگرچه برخی از کارمندان ممکن است ترجیحات را در حال حاضر نشان دهند ، اما با عادی سازی روال کار ، مکالمات و مذاکره باید باید دوباره مرور شود .
- هزینه های املاک و مستغلات و اثر کربن. کمتر ممکن است موقعیت بیشتری برای پایداری یا رشد مقیاس پذیر داشته باشد.
آیا شما آماده اید که مدیریت دورکاری کارکنان را بصورت اثر بخش بررسی کنید؟
این روش کارمندان را قادر می سازد تا در هر مکانی که مایل باشند (به طور معمول در یک منطقه مشخص مانند ایالات متحده یا اتحادیه اروپا) زندگی کنند ،و قادر به انجام کار خود در شرکت باشند. تحقیقات اولیه در مورد دورکاری نشان می دهد که امکان انعطاف پذیری جغرافیایی، کارمندان را قادر می سازد تا اهداف بزرگتر مربوط به “رضایت مسکونی” را دنبال کنند و این سود در واقع ممکن است بهره وری کارمندان را نسبت به شرایط قبل دور کاری و یت حین کاری را افزایش دهد .
یکی از نکات مهم در مدیریت استراتژیک برای دورکاری، شامل پتانسیل افزایش استعداد استخدام ، و همچنین استخدام رقابتی کارمندان است. رهبري شركت همچنين نياز دارد تا تصميم بگيرد كه در حين مديريت چالش هاي مربوط به برنامه ريزي و هماهنگي كار ، در فضاي دورکاری به بهترين شكل از كار ناهمزمان استفاده كند . عواقب مالیاتی خاص دولت نیز بسته به تعداد کارمندان و نقش هایی که هنگام کار در خانه انجام می شود ، ممکن است تغییر کند.
چگونه می توانید فرهنگ قوی شرکت را حفظ کنید؟
ممکن است لازم باشد فرهنگ شرکت به عنوان انتقال کار به مدلهای دورکاری تقویت یا اصلاح شود. گسترش دانش در مورد هنجارها ، ارزشها و مفروضات مهم برای سازمان با نیروی کار توزیع شده دشوارتر می شود . توصیه های مربوط به حفظ فرهنگ در یک محیط مجازی و گروهای ایجاد شده در بسترهای جدید مجازی و یا گردهمایی موردی در تالار ها ، برای انتقال و ایجاد تجربیات مشترک ، نظرسنجی و بررسی برای اینکه آیا ارزش های مشترک به کارمندان به درستی تفهیم و منتقل می شود و ارتباطات ساختار یافته در مورد برنامه ها و ابتکارات مهم برای سازمان می باشد .
کدام سیاست های منابع انسانی باید به روز شود؟
ممکن است شرکت هایی که دورکاری یا ترکیبی را در نظر دارند ، نیاز به تغییر انواع سیاست ها و شیوه های منابع انسانی داشته باشند:
- استراتژی های استخدام ممکن است نیاز به مهارت های جدید یا متفاوت برای نامزدهای احتمالی از قبیل انگیزش خود ، ابتکار عمل و ارتباطات مجازی موثر داشته باشند.
- تصمیمات مربوط به جبران خسارت ، مانند تنظیم حقوق برای کار در خانه و مقیاس بندی حقوق نسبت به دفاتر جغرافیایی ، مورد توجه قرار می گیرند. یک نظرسنجی نشان داد که حدود 44٪ از کارکنان مایل به کاهش 10٪ از حقوق خود برای کار از راه دور برای همیشه هستند. برخی از شرکت ها مانند فیس بوک و توییتر اعلام کرده اند که حقوق کارمندانی را که تصمیم می گیرند از دفتر مرکزی خود دور شوند به مناطقی با هزینه های زندگی پایین تر تنظیم می کنند.
- برنامه های مزایا ممکن است برای انعکاس تغییر از هدیه های سنتی در سایت به گزینه های از راه دور سازگار باشند .
چه نوع آموزش جدیدی باید ارائه شود؟
شرکت ها به طور فزاینده ای درمی یابند که آموزش در جنبه های اجتماعی و رابطه ای دورکاری حداقل به اندازه آموزش فناوری و سیاست های شرکت مهم است. نتایج حاصل از یک نظرسنجی اخیر نشان می دهد که 64٪ از مدیران برنامه ریزی می کنند تا در آموزش رهبران برای مدیریت نیروی کار مجازی سرمایه گذاری کنند. تحقیقات خود ما نشان داد که ، قبل از همه گیری ، فقط 30٪ از شرکتها کارکنان را در مهارتهای کار مجازی آموزش می دادند ، و این آموزشها بیشتر بر روی فناوری نرم افزار و در راستای نیازهای موردی در راستای سیاستهای شرکت متمرکز بودند.
ما توصیه می کنیم که شرکت ها آموزش مهارت های جدید در راستای دورکاری را که به منظور تقویت کار از راه دور شناخته می شود ، ارائه دهند ، از جمله:
1- ایجاد هنجارهای کاری
2-اعتماد سازی
3- الگوهای ارتباطی مجازی موثر
4- ترکیب عناصر اجتماعی در روابط کار مجازی.
به عنوان مثال ، آموزش در مورد ارتباطات ناگهانی ، که در آن ایده ها داده می شود و پاسخ ها به سرعت ارائه می شوند ، می تواند ارائه شود زیرا نشان داده شده است که این انفجارهای ارتباطی بهره وری بیشتر و نتایج بهتر تیم از راه دور ایجاد می کنند. علاوه بر این ، آموزش مدیریت تیم های ترکیبی در حفظ عدالت بین کارمندان از راه دور و کارکنان در محل ارزشمند خواهد بود.
تمرین های مدیریتی
علاوه بر خط مشی شرکت ، سازمان ها باید انطباق عملکردها و رفتارهای مدیریتی را با یک محیط کار دور یا ترکیبی در نظر بگیرند. در اینجا چند سوال وجود دارد که مدیران باید به عنوان بخشی از انتقال به یک نیروی کار از راه دور عمیق تر در مورد آنها فکر کنند:
چگونه می توان حال و هوای سالم را با کار از راه دور را پرورش داد؟
یکی از مهمترین جنبه های مدیریت نیروی کار از راه دور یا ترکیبی در طولانی مدت ایجاد جو سازمانی دلگرم کننده و مثبت برای کارگران از راه دور خواهد بود.(جو سازمانی با فرهنگ سازمانی متفاوت است و به برداشتهایی که کارمندان از محیط کار خود دارند) اشاره دارد.)
یکی از ابزارهای مورد انتظار رهبران مربوط به کار از راه دور هنجارهای رفتاری است. به عنوان مثال ، در روزهای ابتدایی همه گیری کرونا و تمایل به دورکاری ، کارمندان IBM “تعهدی از خانه” ایجاد کردند که هنجارهای شرکت مانند نحوه برقراری ارتباط و رفتار با یکدیگر در حالی که از راه دور کار می کرد را مشخص کرد. این طرح ابتدایی در نهایت توسط مدیرعامل IBM پشتیبانی شد ، و این یک سیگنال قوی در مورد هنجارهای پذیرفته شده کار از راه دور به بقیه سازمان داد. اظهارات و رفتارهای حمایتی رهبران مشابه می تواند تأثیر قابل توجهی در جو کار از راه دور داشته باشد که پس از همه گیری تکامل می یابد.
چگونه می توانید به کارمندان در مدیریت اولویت های کاری و زندگی رقیب کمک کنید؟
در یک محیط کار دور یا ترکیبی ، رهبران این فرصت را دارند که به کارکنان کمک کنند تا مدل هایی را برای مدیریت موثر کار و زندگی خود تصویب کنند. گاهی اوقات این نشان می دهد که هدف ممکن است یافتن تعادل کامل نباشد ، بلکه بیشتر از یک ریتم زندگی کاری باشد که برای آنها بهتر باشد.
کارمندان، مدیران خود را برای یافتن نشانه هایی در مورد چگونگی انجام این کار مورد ارزیابی پنهان قرار می دهند . تحقیقات در مورد مدیریت مرز کاری ، انواع مختلفی از مرزها را مشخص می کند که رهبران می توانند به کارمندان در ایجاد و حفظ آنها کمک کنند ، از جمله:
- فیزیکی / مکانی (به عنوان مثال ، داشتن یک فضای کاری اختصاصی)
- موقتی (به عنوان مثال ، یافتن زمان بهینه برای کار)
- مرزهای رابطه ای / بین فردی (مثلاً دستیابی به همکاران برای چه زمانی مشکلی ندارد)
- شناختی (به عنوان مثال ، تنظیمات فردی برای تلفیق یا تقسیم کار)
- رفتاری (به عنوان مثال ، شبیه سازی سفر کوتاه از طریق پیاده روی یا دوچرخه سواری ثابت)
چگونه می توانید احساس امنیت روانی ایجاد کنید؟
تحقیقات نشان داده است که تیم های دارای عملکرد بالا دارای نوعی ایمنی روانشناختی هستند که در آنجا کارمندان احساس می کنند می توانند بدون مجازات و منزجر شدن صحبت کنند ، درخواست کمک کنند و ایده ارائه دهند. ایمنی روانشناختی در محیط کار از راه دور ارزشمند است و می تواند هنگامی افزایش یابد که مدیران:
- سوال کنید (مانند بررسی کارمندان برای دیدن وضعیت آنها) ،
- آسیب پذیری را نشان دهید (به اشتراک گذاشتن تجربیات ، مانند زمانی که به طور تصادفی از فیلتر گربه در یک تماس ویدیویی مهم استفاده کردید )
- از همه اعضای تیم دعوت به همکاری کنید (بپرسید “نظر شما چیست؟ برداشت شما از این موضوع چیست؟ ما چه چیزی را از دست می دهیم؟”)
- ریسک کردن را تشویق کنید (اجازه دهید کارمندان ایده های جدید را امتحان کنند ، فرایندهای جدید را انجام دهند و غیره)
چگونه می توان آگاهانه کارمندان را درگیر کرد؟
تحقیقات نشان می دهد که حتی مقادیر اندک تعاملات اجتماعی با کیفیت بالا ، مانند آنهایی که دلسوزی یا نگرانی را نشان می دهند ، می توانند استرس را کاهش دهند و بهتر زندگی کردن را بهبود بخشند. تکرار این تعاملات در طول روز می تواند احساس تعلق ایجاد کند ، احساس انزوا را که اغلب با کار از راه دور مرتبط است ، کاهش دهد.
مطالعه از همکاران از راه دور نشان داد که پخش موسیقی و آهنگ در ارتباطات قابل پیش بینی موجب روابط کار مولد و اعتمادبیشتر می شود . مدیران می توانند با استفاده از جلسات به عنوان فرصتی برای کارمندان برای ارتباط اجتماعی و تقویت روابط شخصی از طریق به اشتراک گذاشتن آهنگ ها ، عکس ها یا حقایق جالب ، کارایی بیشتری را در بین کارمندان ایجاد کنند.
علاوه بر این ، رهبران می توانند شیوه های همکاری تیمی را ایجاد کنند. ایجاد یک ذهنیت مشترک برای تیم های پراکنده و دیجیتالی هویت مشترک و درک مشترک را ارتقا می بخشد. این را می توان با تعیین اهداف تیم ، فراهم آوردن زمینه اطلاعاتی مشترک و روشن کردن هدف تیم ، توسعه تیم در محیط های سنتی دفتر توسعه داد . وقایع مربوط به ارتباط فعالانه کارمندان در محل کار و کارگران از راه دور باید همچنان ادامه داشته باشد ، مانند چت های در کافه های مجازی و ساعات اداری از راه دور.
چگونه می توانید اعتماد و مسئولیت پذیری کارمندان را پرورش دهید؟
پس از عبور از بحران Covid-19 ، مدیران ممکن است نیاز به یافتن راه هایی برای برقراری مجدد اعتماد بین تیم های از راه دور به صورت طولانی مدت داشته باشند. از آنجا که شناخت و درک اقدامات و انگیزه های کارمندان در کار از راه دور دشوارتر است ، ایجاد صلاحیت و اعتماد بین فردی می تواند چالش برانگیز باشد.
مدیران می توانند برای تعیین و به روزرسانی اهداف مربوط به نتایج مطلوب و ایجاد بازخورد درباره این اهداف ، در فناوری های مربوطه سرمایه گذاری کنند. به عنوان مثال ، جنرال الکتریک (GE) یک سیستم مدیریت عملکرد را با یک برنامه مربیگری به نام PD @ GE جایگزین کرد تا اطلاعات و بازخورد در زمان واقعی را به کارمندان ارائه دهد. مدیران در طول سال برای ایجاد پاسخگویی و کمک به کارمندان در توسعه حرفه ای ، نقاط تماس را ایجاد می کنند. نکته مهم ، این نوع فناوری ها برای نظارت بر حضور کارمندان استفاده نمی شوند ، بلکه به منظور فراهم آوردن فرصت هایی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و راهنمایی کارکنان هستند.
با بازگشت به محل های کار قبل از همه گیری ، تصمیمات استراتژیک در مورد اینکه آیا دورکاری و کارترکیبی را توسعه می دهیم مورد توجه قرار می گیرد. با برنامه ریزی عمدی ، سازمان ها می توانند سیاست های شرکت و شیوه های مدیریتی را برای تغییر نیروی کار از راه دور خود در نظر بگیرند. اکنون وقت آن است که در مورد آنچه شما و کارمندانتان در طول یک سال گذشته یاد گرفته اید ، تأمل کنید و از دانش و تجربه جدید خود برای ایجاد محل کار مطلوب خود در آینده استفاده کنید.
ترجمه و تالیف : اعتماد هژبرالساداتی
