مصاحبه کاندیداها یکی از مولفه های مهم فرایند استخدام است. برای استخدام واجد شرایط ترین نامزدها ، متخصصان منابع انسانی و مدیران استخدام باید از نحوه انجام مصاحبه موثر به خوبی آگاه باشند. این مقاله مروری دارد بر روشهای مختلف مصاحبه ، چه ساختاری و چه غیر ساختاری.کارفرمایان باید از ممنوعیت های پرسیدن انواع خاصی از سوالات در مصاحبه های استخدامی آگاه باشند.
با آمادگی دقیق ، متخصصان منابع انسانی و مدیران استخدام می توانند از مصاحبه های استخدامی نهایت استفاده را ببرند و اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورند. مراحل مقدماتی شامل انتخاب روش مصاحبه ، تهیه پیش نویس سوالات مفید ، اصطلاحات مناسب و مهارت های گوش دادن است.
مورد تجاری:
مصاحبه گام مهمی در روند انتخاب کارمندان است. در صورت انجام کارآمد ، مصاحبه کارفرما را قادر می سازد تا تعیین کند که مهارت ، تجربه و شخصیت یک متقاضی مطابق با شرایط شغلی است. همچنین به کارفرما کمک می کند ارزیابی کند که آیا متقاضی به احتمال زیاد با فرهنگ شرکت سازگار است یا خیر. علاوه بر این ، آماده شدن برای مصاحبه می تواند به روشن شدن مسئولیت های یک موقعیت کمک کند.علاوه بر این ، تا آنجا که روند مصاحبه منجر به استخدام مناسب ترین نامزد شود ، می تواند به مهار هزینه های گردش مالی طولانی مدت سازمان کمک کند. متقاضیان همچنین از یک مصاحبه موثر بهره مند می شوند ، زیرا این امکان را برای آنها فراهم می کند که تعیین کنند آیا نیازها و علایق شغلی آنها تأمین می شود
انواع مصاحبه:
در اجرای یک روش انتخاب دقیق و منصفانه ، کارفرما می تواند انواع روش های مصاحبه را انتخاب کند. این انتخاب به ملاحظاتی از جمله ماهیت موقعیت تکمیل شده ، صنعت ، فرهنگ سازمانی و نوع اطلاعاتی که کارفرما می خواهد از متقاضی بدست آورد بستگی دارد.
تکنیک های مصاحبه می توانند ساختاری یا غیر ساختاری داشته باشند. هدف اصلی مصاحبه ساختاریافته ، تعیین دقیق مهارتهای شغلی لازم برای موقعیت است. مصاحبه کننده از همه متقاضیان برای موقعیت خاص سوالات خاصی را می پرسد. این روش ساده ارزیابی و مقایسه عادلانه متقاضیان را برای مصاحبه گر آسان می کند. برخی از مصاحبه کنندگان سوالات را به ترتیب از پیش تعیین شده می پرسند ، در حالی که ممکن است دیگران به یک نظم دقیق پایبند نباشند اما هنوز مطمئن هستند که به تمام سوالات برنامه ریزی شده پاسخ می دهند.
مصاحبه ساخت یافته به طور کلی اطلاعات لازم برای تصمیم گیری در مورد استخدام را در اختیار مصاحبه کننده قرار می دهد. همچنین می تواند در دفاع از ادعاهای تبعیض در استخدام و گزینش بسیار مهم باشد ، زیرا از همه متقاضیان سوالات یکسانی پرسیده می شود.
در یک مصاحبه بدون ساختار ، مصاحبه کننده برنامه دقیق ندارد اما به متقاضی اجازه می دهد تا سرعت مصاحبه را تعیین کند. سوالات تمایل دارند که پایان باز داشته باشند ، که می تواند داوطلب را قادر به افشای اطلاعات بیشتر از آنچه ممکن است در صورت سوالات بسته باشد که فقط به پاسخ مختصر نیاز دارد. علاوه بر این ، سوالات در یک مصاحبه بدون ساختار می تواند با توجه به مهارت و سطح تجربه یک متقاضی تنظیم شود. با این وجود ، عدم وجود ساختار ممکن است مقایسه و رتبه بندی متقاضیان را دشوار کند زیرا از آنها از مجموعه سوالات یکسان سوال نشده است.
پرکاربردترین انواع مصاحبه عبارتند از:
1- پیش مصاحبه تلفنی
2- مصاحبه مستقیم یک به یک ، که می تواند یک رویکرد رفتاری ، مبتنی بر شایستگی یا موقعیت باشد.
3- مصاحبه مرحله ای
چگونه می توان یک مصاحبه شغلی موثر انجام داد:
مجموعه رزومه های مجازی در صندوق ورودی شما برنده می شود و نامزدهای خاصی از صفحه تلفن عبور کرده اند. مرحله بعدی: مصاحبه حضوری. چگونه باید از زمان نسبتاً کوتاه برای شناخت – و ارزیابی – یک غریبه استفاده کنید؟ چه تعداد از افراد شرکت شما باید درگیر شوند؟ چگونه می توانید بفهمید که یک کاندید مناسب است؟ و سرانجام ، آیا باید واقعاً سوالاتی از این قبیل را بپرسید: “بزرگترین ضعف شما چیست؟”
آنچه کارشناسان می گویند
با بهبود بازار کار و گزینه های بیشتری برای داوطلبان ، استخدام فرد مناسب برای این شغل به طور فزاینده ای دشوار شده است. Claudio Fernández-Aráoz ، مشاور ارشد شرکت جستجوی اجرایی جهانی و نویسنده کتاب در حوزه موفقیت و مدیریت می گوید: “فضای بهتر و بیشتری فراهم می شود و شرکت های بیشتری برای کسب استعدادهای برتر رقابت می کنند. و بهترین متقاضیان همچنین بیش از هر زمان دیگری اطلاعات مربوط به روند انتخاب هر شرکت را دارند. جان سالیوان ، کارشناس منابع انسانی ، استاد مدیریت در دانشگاه ایالتی سانفرانسیسکو ، و نویسنده 1000 راه برای جذب استعدادهای برتر می گوید: وب سایت های شغلی مانند Glassdoor “رمز و راز ” را از مصاحبه ها خارج کرده اند. وی هشدار می دهد اگر روند مصاحبه سازمان شما نامزدها را خاموش کند ، “آنها چشمهای خود را خواهند چرخاند و فرصت های دیگری پیدا خواهند کرد.” کار شما ارزیابی داوطلبان است اما همچنین متقاعد کردن بهترین ها برای ماندن. در اینجا نحوه ایجاد روند مصاحبه برای شما – و برای آنها آورده شده است.
سوالات خود را آماده کنید
قبل از اینکه به صورت رو در رو با داوطلبان روبرو شوید ، باید دقیقاً بفهمید که در استخدام جدید به دنبال چه چیزی هستید تا در هنگام مصاحبه سوالات مناسب را بپرسید Fernández-Aráoz پیشنهاد می کند این روند را با “تهیه لیستی از ویژگی های مورد نیاز” برای مصاحبه شروع کنید. برای الهام گرفتن و راهنمایی ، سالیوان توصیه می کند که به بهترین کارکنان در سازمان خود نگاه کنید. چه چیزهایی مشترک هستند؟ چگونه آنها مدبر هستند؟ آنها قبل از کار در سازمان شما چه وضعیت و چه موقعیتی داشتند؟ آنها چه نقشی داشتند؟ این پاسخ ها به شما در ایجاد معیارها کمک می کند و می توانید سوالات مربوطه را برای یک استخدام خوب طراحی کنید .
کاهش استرس
نامزدها به دلیل ناشناخته بودن محیط و مصاحبه کننده ، مصاحبه های شغلی را استرس آور می دانند . متقاضی با خود می گوید : مصاحبه کننده من چگونه خواهد بود؟ چه نوع سوالاتی را می پرسد؟ چگونه می توانم این جلسه را در روز کاری خود فشرده کنم؟ و البته: چه چیزی باید بپوشم؟ سالیوان می گوید: “وقتی افراد دچار استرس می شوند ، آنها نیز عملکرد خوبی ندارند.” وی توصیه می کند برای کاهش سطح کورتیزول کاندیدا ، اقدامات پیشگیرانه ای انجام دهید. از قبل مباحثی را که می خواهید در مورد آنها بحث کنید به افراد بگویید تا بتوانند آنها را آماده کنند. مایل باشید در زمانی که برای او مناسب است با او ملاقات کنید. و شرایط لباس سازمان خود را توضیح دهید. هدف شما “راحت کردن آنها” است تا بتوانید یک مکالمه حرفه ای و سازنده داشته باشید.
درهنگام تصمیم گیری مهم ، درگیر (فقط تعداد معدودی) متقاضی باشید ، مهم است که از دیگران مشاوره بگیرید ، بنابراین از چند همکار معتمد دعوت کنید تا به شما در مصاحبه کمک کنند. سلطه گری و اقتدار گرایی در مصاحبه استخدامی کار نمی کند . Fernández-Aráoz توضیح می دهد که شما باید چندین ارزیابی داشته باشید تا مطمئن شوید که فرد مناسبی را استخدام کرده اید. “اما از طرف دیگر ، دموکراسی افراطی نیز بی تأثیر است” و مصاحبه استخدامی می تواند منجر به یک روند طولانی، بی اثر و خسته کننده تبدیل شود. وی توصیه می کند که سه نفر با کاندیدا مصاحبه کنند: “مدیر ارشد ، مدیر فنی و یک فرد ارشد HR.” سالیوان می افزاید ، مصاحبه کنندگان همکار، نیز می توانند “واقعاً مهم” باشند ، زیرا آنها به اعضای تیم شما نظر می دهند که چه کسی شغل را به دست می آورد. وی می گوید: “آنها تسلط بیشتری بر استخدام خواهند گرفت و دلایلی برای كمك به موفقیت آن شخص دارند.”
Fernández-Aráoz می گوید ، زمان تخصیص یافته برای اولین مصاحبه یک ساعت ارزیابی کنید . این مقدار زمان شما را قادر می سازد “واقعاً شایستگی و پتانسیل شخص را ارزیابی کنید.” به دنبال علائم “کنجکاوی ، بینش ، تعامل و عزم راسخ” باشید. سالیوان می گوید: “فرض کنید که شخص روزی ارتقا یابد و مدیر خواهد بود. این سوال مطرح می شود که نه تنها این فرد می تواند امروز کار را انجام دهد ، بلکه آیا یک سال دیگر می تواند کار را انجام دهد که مهارت های شغل مورد نظر تغییر کرده است؟ داوطلب چگونه یاد می گیرد و درباره افکارش درباره اینکه صنعت شما به کجا می رود ، سوال کنید. سالیوان توضیح می دهد: “هیچ کس نمی تواند آینده را پیش بینی کند ، اما شما کسی را می خواهید که هر روز به آن فکر کند.”
داوطلبان شغلی را از منطقه راحتی خود بیرون کنید تا بفهمید آنها واقعاً چه کسانی هستند.
راه حل های واقعی بخواهید
انرژی خود را با سوالات پوچ هدر ندهید مانند : نقاط ضعف شما چیست؟ سالیوان می گوید: “شما همچنین می توانید بگویید ، به من دروغ بگو.” در عوض سعی کنید بفهمید که چگونه داوطلب شرایط واقعی مربوط به شغل را اداره می کند. به هر حال ، “چگونه یک آشپز استخدام می کنید؟ از آنها بخواهید یک وعده غذایی برای شما بپزند. ” مشکلی را که تیم شما با آن دست و پنجه نرم می کند توضیح دهید و از نامزد بخواهید تا راه حل را برای شما بیان کند. یا فرایندی را که شرکت شما از آن استفاده می کند توصیف کنید و از او بخواهید ناکارآمدی ها را شناسایی کند Fernández-Aráoz می گوید ، به لیست ویژگی های مورد نظر خود برگردید. اگر به دنبال یک مدیر اجرایی هستید که نیاز به نفوذ در تعداد زیادی از افرادی که قدرت رسمی آنها را ندارد ، داشته باشید ، از او بپرسید برخود با این مدیران چگونه خواهد بود ؟ چگونه از آنها گزارش خواهد گرفت ؟ و یا چگونه آنها را ترغیب به انجام یکی از آیین نامه های جاری و یا دستور العمل ها خواهد کرد ؟
“تناسب فرهنگی” را در نظر بگیرید ، اما وسواس به خرج ندهید
درباره اهمیت “تناسب فرهنگی“ در استخدام های موفقیت آمیز کارهای زیادی انجام شده است Fernández-Aráoz می گوید که شما باید به دنبال نشانه هایی باشید که نشان دهد “نامزد در سازمان شما راحت خواهد بود”. به محیط کار شرکت خود فکر کنید و آن را با گرایش داوطلب مقایسه کنید. آیا او یک برنامه ریز، بلند مدت است یا یک اندیشمند کوتاه مدت؟ آیا او همکاری می کند یا کار مستقل را ترجیح می دهد؟ سالیوان می گوید ، برداشت شما از وضعیت نامزدها لزوماً نشان دهنده این نیست که آیا او می تواند با فرهنگ جدیدی سازگار باشد. او می گوید: “مردم سازگار می شوند.” “آنچه شما واقعاً می خواهید بدانید این است: آیا آنها می توانند تنظیم شوند و خود را با فرهنگ سازمان تطبیق دهند ؟”
شغل را بفروشید
اگر جلسه خوب پیش رفته است و فکر می کنید نامزد انتخابی ارزش دارد ، در نیمه دوم مصاحبه وقت خود را صرف فروش نقش و سازمان کنید. فرناندز آرائوز می گوید: “اگر در ابتدای کار بیش از حد به فروش بپردازید ، هدایت به سمت استخدام سخت می شود .” اما به محض اطمینان از کاندیدا ، “به او بگویید چرا فکر می کنی او مناسب است”. به خاطر داشته باشید که مصاحبه یک فرآیند غربالگری متقابل است. سالیوان می گوید: “این روند را متمرکز دنبال كنید.” از آنها بپرسید آیا کسی در تیم وجود دارد که دوست داشته باشد ملاقات کند. وی توضیح می دهد که بهترین افراد برای فروش شغل کسانی هستند که “با شغل خود زندگی می کنند.
یاداشت برداشتن
در طول مصاحبه های استخدامی یادداشت های مختلفی وجود دارد برخی از کارشناسان می گویند این باعث حواس پرتی مصاحبه کننده می شود. دیگران می گویند که یادداشت ها باید در حین مصاحبه و بعد از آن برای اهداف مستند سازی یادداشت شود. در حالی که به نظر می رسد در این مورد اتفاق نظر وجود ندارد ، بسیاری از کارشناسان به کارفرمایان توصیه می کنند که از نوشتن یادداشت به طور مستقیم در برنامه ها یا رزومه ها اجتناب کنند ، زیرا ممکن است برای حمایت از ادعای تبعیض متقاضی استفاده شود. ببینید آیا در نوشتن مستقیم یادداشت ها در مورد برنامه ها یا رزومه ها مشکلی وجود دارد؟
یادداشت های مربوط به مهارت یا تجربه متقاضی که مربوط به شغل مورد نظر است می تواند در یک برگ ارزیابی جداگانه مصاحبه ثبت شود تا هدف ثبت دقیق اطلاعات از مصاحبه محقق شود. با این حال ، هرگز نباید در مورد خصوصیات ظاهری یا ظاهر یک متقاضی یا هر حوزه مسئولیت احتمالی قانونی یادداشت برداری شود. یادداشت برداری باید محدود به اظهار نظر بدون مانع در مورد صلاحیت ها و مهارت های متقاضی نسبت به موقعیت باشد.
مصاحبه های بعدی
سازمان ها به دلایلی اغلب متقاضیان خاصی را برای مصاحبه دوم یا حتی سوم بازمی گردانند. گاهی ممکن است کارفرما بخواهد تأیید کند که یک متقاضی کاندیدای ایده آل برای موقعیت است ، یا کارفرما در تلاش است بین دو یا چند متقاضی واجد شرایط تصمیم بگیرد.یک مصاحبه کننده با توجه به شرایط عمومی متقاضیان ، اولین مصاحبه را انجام می دهد. هنگامی که مصاحبه کننده انتخاب را برای داوطلبان خاص محدود کرد ، سپس لازم است از روشهای غربالگری اضافی در سطح مصاحبه پیگیری استفاده کند تا از ویژگیهای خاص و تناسب فرهنگی بالقوه یک کاندیدا اطمینان یابد. مصاحبه بعدی همچنین فرصتی است که داوطلبان می توانند درباره این که این شرکت سازمانی است که می خواهند در آن کار کنند ، تحقیقات بیشتری انجام دهند.
در مرحله پیگیری مصاحبه ، مصاحبه کننده باید اهداف مشخصی در ذهن داشته باشد و ممکن است بخواهد اعضای دیگر کارمندان را برای شرکت در مصاحبه دعوت کند.
مصاحبه بعدی معمولاً آخرین مرحله قبل از تمدید پیشنهاد استخدام به یک داوطلب است. اگر داوطلب رأی بدهد ، کارفرما پیشنهاد شفاهی و کتبی خود را تمدید می کند.
اصولی که باید بخاطر بسپارید
انجام دادن:
- سطح استرس نامزدهای خود را با گفتن انواع سوالاتی که قصد دارید بپرسید ، پایین بیاورید.
- سوالات رفتاری و موقعیتی بپرسید.
- پس از اطمینان از نامزد خود ، نقش و سازمان را بفروشید.
نکنید:
- انجام مقدماتی قبل از مصاحبه را فراموش نکنید – ویژگی های یک نامزد ایده آل را لیست کنید و از آن برای سوالات مربوط استفاده کنید.
- فراموش نکنید که تعداد از همکاران دیگر را در مصاحبه ها مشارکت دهید – بررسی های متعدد خوب است ، و افراد زیادی می توانند روند کار را انجام دهند.
- تأکید بیش از حد بر “تناسب فرهنگی” – به یاد داشته باشید ، مردم سازگار می شوند.
نویسنده : ربکا نایت – کریس اسمیت و کریس استفنسون
منبع : https://www.shrm.org
ترجمه و تالیف : اعتماد هژبرالساداتی
