نگرش سیستمی یک رویکرد تحلیلی برای بررسی سازمان‌ها و فرآیندهای آن‌هاست که می‌تواند بهبود و بهینه‌سازی عملکرد سازمان کمک کند. در این رویکرد، سازمان به عنوان یک سیستم بزرگ در نظر گرفته می‌شود که متشکل از زیرسیستم‌های مختلفی است که در تعامل با یکدیگر قرار دارند.
نگرش سیستمی بر این اصل تمرکز دارد که هر اقدامی که در یک بخش از سازمان انجام می‌شود، تاثیری بر دیگر بخش‌ها و در نهایت بر کل سازمان خواهد داشت. بنابراین، برای بهبود عملکرد سازمان، باید بهبود و بهینه‌سازی تمامی زیرسیستم‌ها و تعاملات بین آن‌ها صورت گیرد.در این رویکرد، فعالیت‌ها و پروسه‌های سازمان به صورت یک سیستم ارتباطی در نظر گرفته می‌شوند و هر تغییری در یکی از اجزای سیستم، تاثیری بر سایر اجزای آن خواهد داشت. از این رو، برای بهبود کارایی سازمان، باید بهبود هماهنگی و همکاری بین اجزای سیستم و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری و ارتباطات درون سازمان انجام شود.
به طور خلاصه، نگرش سیستمی یک رویکرد جامع و سیستماتیک برای بهبود عملکرد سازمان است که بر ارتباط و هماهنگی بین زیرسیستم‌های سازمان تاکید دارد و بهبود هماهنگی و همکاری درون سازمان را به منظور بهبود کلی عملکرد سازمان پیشنهاد می‌کند.
چگونه می‌توان بهبود هماهنگی بین زیرسیستم‌های سازمان را انجام داد؟
برای بهبود هماهنگی بین زیرسیستم‌های سازمان و افزایش کارایی سازمان، می‌توان روش‌های مختلفی را به کار برد، از جمله:
- ارتقای ارتباطات داخلی:
باید ارتباطات داخلی بین کارکنان و بخش‌های مختلف سازمان بهبود یابد. برای این منظور، باید از روش‌های مختلفی مانند برگزاری جلسات هفتگی، نظارت بر ارتباطات داخلی، تشویق به گفتگو و تبادل دانش و تجربه استفاده کرد. - تعیین وظایف و مسئولیت‌های مشخص:
برای بهبود هماهنگی بین زیرسیستم‌های سازمان، باید وظایف و مسئولیت‌های مشخصی برای هر بخش و کارکنان آن تعیین شود، تا همه با دانستن وظایف و مسئولیت‌های خود، به بهترین شکل ممکن در جهت هدف کلی سازمان کار کنند. - استفاده از فناوری اطلاعات:
از طریق استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های دیجیتالی، می‌توان هماهنگی و همکاری بین زیرسیستم‌های سازمان را بهبود داد. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، نرم‌افزارهای مدیریت مشتریان و نرم‌افزارهای مدیریت منابع سازمانی، از جمله نرم‌افزارهایی هستند که می‌توانند در بهبود هماهنگی و همکاری بین زیرسیستم‌های سازمان و تسهیل ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان مفید باشند. - تشویق به همکاری و تعامل:
برای بهبود هماهنگی بین زیرسیستم‌های سازمان، باید از تشویق به همکاری و تعامل بین کارکنان و بخش‌های مختلف استفاده کرد. برگزاری دوره‌های آموزشی و تحقیقاتی، برگزاری رویدادهای تیمی و بازی‌های گروهی، ایجاد فضایی برای تبادل اطلاعات، نظرات و ایده‌ها، از جمله روش‌هایی هستند که می‌توان با استفاده از آن‌ها بهبود هماهنگی و همکاری بین زیرسیستم‌های سازمان را به دست آورد.
عوامل بازدارنده برای ایجاد نگرش سیستمی کدامند ؟
برخی از عوامل بازدارنده برای ایجاد نگرش سیستمی در سازمان‌ها عبارتند از:
- مقاومت در برابر تغییر: برخی از کارکنان و مدیران ممکن است به دلیل ترس از تغییر و فرآیند جدید، با ایجاد نگرش سیستمی در سازمان مخالفت کنند.
- عدم تمرکز بر روی کلیت سازمان: برخی از مدیران ممکن است فقط بر روی بخش خود تمرکز کنند و ارتباطات و تعاملات بین بخش‌های مختلف سازمان را نادیده بگیرند.
- عدم تمرکز بر روی مشتریان: برخی از سازمان‌ها ممکن است فقط بر روی فرآیندهای داخلی تمرکز کنند و به مشتریان و نیازهای آن‌ها توجه کافی نکنند.
- محدودیت‌های بودجه: برای ایجاد نگرش سیستمی و بهبود عملکرد سازمان، باید به تحقیق و توسعه، آموزش و تجهیزات جدید سرمایه‌گذاری کرد. اما بودجه محدود ممکن است این امکان را به سازمان ندهد.
- عدم دسترسی به داده‌های کافی: برای ایجاد نگرش سیستمی و بهبود عملکرد سازمان، باید داده‌های کافی و معتبر در دسترس باشد. اما عدم دسترسی به داده‌های کافی و مناسب ممکن است به ناکارآمدی در فرآیند ایجاد نگرش سیستمی منجر شود.
- عدم توانایی در تحلیل و بررسی داده‌ها: برای ایجاد نگرش سیستمی، باید داده‌های موجود تحلیل و بررسی شوند. اما عدم توانایی در تحلیل و بررسی داده‌ها ممکن است به عدم قابلیت اجرایی بودن ایده‌ها و راهکارها منجر شود.
- نبود رهبری مناسب: رهبری مناسب و هدایت درست از سوی مدیران، برای ایجاد نگرش سیستمی در سازمان بسیار مهم است. اما نبود رهبری مناسب ممکن است به عدم قابلیت اجرایی بودن ایده‌ها و راهکارها منجر شود.
در چه دوره ای از عمر سازمان نیاز به نگرش سیستمی می باشد ؟
نگرش سیستمی برای هر سازمانی بسیار مهم است، اما بهترین زمان برای ایجاد نگرش سیستمی در سازمان، دوره ابتدایی تاسیس و یا دوره ای که سازمان در حال تغییر و توسعه است می‌باشد. اگر یک سازمان از دوره اولیه خود با یک نگرش سیستمی شروع کند، می‌تواند از ابتدایی ترین مراحل بهبود و بهینه سازی فرآیندهای خود برخوردار شود. اما اگر سازمانی از دوره بلوغ خود با نگرش سیستمی شروع کند، همچنان می‌تواند بهبود و بهینه سازی فرآیندهای خود را ادامه دهد، اما ممکن است با مشکلاتی همچون مقاومت در برابر تغییر و تعاملات بین بخش‌های مختلف مواجه شود. بنابراین، بهترین زمان برای ایجاد نگرش سیستمی در سازمان، همواره زمانی است که سازمان در حال تغییر و توسعه است.
یکی از مثال‌های موفق اجرای نگرش سیستمی در یک سازمان بزرگ، سازمان فدرال هواپیمایی آمریکا (FAA) است. در سال 2008، FAA به دلیل مشکلاتی مانند تأخیر در تحویل پروازها، افزایش هزینه‌ها و کاهش رضایت مشتریان، تصمیم گرفت که یک برنامه بهبود عملکرد راه‌اندازی کند. برای این کار، FAA از نگرش سیستمی استفاده کرد.
FAA با بررسی فرآیندهای خود و مشکلات موجود در سازمان، اقدام به طراحی یک سامانه جامع مدیریت کنترل پرواز، تحلیل داده‌های پروازها و ارائه ابزارهای هوشمند برای مدیریت ترافیک هوایی کرد. همچنین، FAA با همکاری بخش خصوصی و مراکز پژوهشی، به تحقیق و توسعه در زمینه فناوری‌های جدید و بهبود تجهیزات پرداخت.
با اجرای این برنامه، FAA موفق به بهبود عملکرد خود در زمینه ایمنی، کاهش تأخیر در تحویل پروازها و افزایش رضایت مشتریان شد. همچنین، این برنامه به FAA اجازه داد تا بازدهی و بهره‌وری خود را بهبود بخشد و هزینه‌های خود را کاهش دهد.
این مثال نشان می‌دهد که با استفاده از نگرش سیستمی، سازمان‌ها می‌توانند به بهبود عملکرد خود در زمینه‌های مختلف دست یابند و بازدهی خود را افزایش دهند.
تحقیق و تالیف :
اعتماد هژبرالساداتی
