ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می شود. نمودار سازمانی یک نماد قابل رویت، از کل فعالیت ها و فرایندهای سازمان است.
در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره میشود که اینک به آنها می پردازیم
1- ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی گزارش گیری در سازمان است و نشان‌دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می‌کند.
2- ساختار سازمانی تعیین کننده افرادی است که به صورت گروهی در دوایر کار می کنند و گروه بندی یا تقسیم بندی دوایری است که در کل سازمان وجود دارد.
3- ساختار سازمانی در برگیرنده زیر سیستم هایی می شود که به وسیله آن ها فعالیت های همه دوایر هماهنگ و یکپارچه می گردد، و در نتیجه در سیستم ارتباط موثر( در سازمان ) تضمین خواهد شد.
در طرح ریزی ساختار سازمانی از نظر افقی و عمودی این سه رکن اصلی همواره وجود دارد و رعایت می شوند. برای مثال دو رکن نخست چارچوب ساختاری را به وجود می‌آورند که در نمودار سازمانی حالت افقی دارد.در یک ساختار مطلوب و آرمانی رابطه‌بین کارکنان از نظر افقی تعیین میشود و آنها می‌توانند با رد و بدل کردن اطلاعات هماهنگی های لازم در سازمان به وجود آورند.
از میان متغیرهای محتوایی مسئله مهم این است که بین ساختار و استراتژی رقابتی رابطه وجود داشته باشد و این موضوع بسیار مورد تحقیق قرار گرفته است. اصولا ساختارسازمان ، نشان‌دهنده استراتژی سازمانی است و یک تغییر در استراتژی بازاریابی محصول به تغییر در ساختار می‌انجامد. پس از اینکه شرکت ،استراتژی خود را تدوین کرد درصدد بر می‌آید بدان وسیله از مزایای رقابتی در بازار بهره جوید .رهبران ساختار را طرح ریزی می نمایند یا در طرح موجود تجدید نظر می کنند تا فعالیت های سازمان را هماهنگ نمایند. به گونه ای که بتوان به بهترین شکل ممکن به مزیت مورد نظر دست یافت.
برای مثال اگر سازمانی برای تولید یک قلم محصول منحصر به فرد یا تنها چند محصول یا ارائه چند خدمت یک استراتژی در پیش گیرد معمولا بهترین شکل ساختار آن است که متمرکز و مبتنی بر دوایر وظیفه ای باشد. که در هدفهای سازمانی بر کارایی داخلی و کیفیت فنی تاکید خواهد شد. در دهه ۱۹۸۰ شرکت کامپیوتر ” اپل ” در صدد تولید و عرضه یک قلم محصول منحصر به فرد برمی آید که در یک بازار مصرف عرضه می‌شد یعنی به واسطه ها و دلالان کامپیوتر عرضه می‌گردید.اغلب، استراتژی یک شرکت سیر تکامل پیموده و با عرضه چندین نوع محصول یا ارائه چندین نوع خدمت و گسترش در بازارهای جدید پیچیده‌تر میشود.
هنگامی که یک سازمان به فعالیت ها و محصولات خود تنوع می بخشد احتمالاً ساختار در مسیر تمرکززدایی گام بر می دارد و واحدها و بخش های مستقل تشکیل میشود تا هر بخش بتواند به سرعت تصمیم بگیرد و در برابر تغییرات عوامل محیطی از خود واکنش مثبت نشان دهد. در هدف های چنین شرکتی بر انعطاف پذیری و سازگاری با محیط خارجی تاکید می شود. در سال‌های آخر دهه ۱۹۸۰ “کامپیوتر اپل” به ریاست و رهبری جان اسکالی به ساختاری روی آورد که بر واحدها و بخش های مستقل جغرافیای تاکید می شود تا بتواند در سراسر دنیا تعداد زیادی محصول به مشتری عرضه کند.
گاهی سازمان با شرایطی روبه‌رو میشود که باید از یک سو کارایی داخلی را بالا ببرند( تاکید بر ساختار مبتنی بر دوایر وظیفه‌ای )و از سوی دیگر انعطاف پذیر را افزایش دهد (تاکید بر ساختار مبتنی برواحدها و بخش های مستقل) که باید به صورت همزمان از عهده چنین کاری برآید.در چنین حالتی سازمان ناگزیر می شود تا ساختاری را به کار برد که آنرا ساختار ماتریسی می نامند یعنی شناخته‌شده‌ترین ساختاری که در سازمان ها به کار برده می شود و افرادی باید به دو رئیس گزارش دهند.
ارتباط های اطلاعاتی در سطح عمودی سازمان
طرح سازمان باید به گونه‌ای باشد که ارتباط بین کارکنان و دوایر سازمانی که برای انجام دادن کل کارهای سازمان لازم است تسهیل گردد.
ما واژه ارتباط را به این صورت تعریف می‌کنیم: میزان هماهنگی و رابطه‌ای که بین ارکان سازمان وجود دارد.
برای ایجاد هماهنگی بین مقامات بالا و پایین سازمان از ارتباط عمودی استفاده می کنند .کارکنان سطوح پایین سازمان باید کارهایی را انجام دهند که با هدفهای سطوح بالای سازمان سازگار باشد،و مدیران اجرایی رده بالای سازمان باید از کارها و فعالیت های افراد سطح پایین آگاه باشند .
سازمان برای ایجاد ارتباط عمودی ممکن است از ساختارهای گوناگون استفاده کند که از آن جمله ایجاد زنجیره فرماندهی و مراجعه به مقامات بالاتر ، افزودن سطوح جدیدی به ساختار سازمان، اجرای قوانین و مقررات ، تهیه برنامه ها و جدول های زمانبندی شده و در نهایت اجرای سیستم های رسمی اطلاعاتی است.
زنجیره فرماندهی
ایجاد زنجیره فرماندهی نخستین ابزار یا وسیله ای است که در ارتباطات عمودی سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
اگریکی از کارکنان با مشکل و مسئله روبه‌رو شود که راه حل آن را نمی داند در سلسله مراتب اداری می تواند به مقام بالاتر مراجعه کند. زمانی که متصدی یک دستگاه با مسئله غیر عادی روبرو شود و راه درست و مناسب این است که او به سرپرست مستقیم خود مراجعه کند. سرپرست مزبور مسئله را حل می کند و راه حل را به آن متصدی ارائه می نماید، کانال های ارتباطی به وسیله خطوط که در نمودار سازمان کشیده شده است مشخص می شوند.
برنامه ها و مقررات:
استفاده از برنامه ها و مقررات سازمانی دومین وسیله ای است که در ارتباط سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد. اگر مسایلی که در سازمان به وجود می‌آید و تصمیماتی که باید در آن باره گرفت بیشتر به صورت تکراری باشد سازمان مقررات طبیعی یا روش‌هایی را مشخص می‌کند که افراد و کارکنان به هنگام روبرو شدن به آنها بدون مراجعه به مدیران می توانند با کنش مناسبی از خود نشان دهند و اقدامات مقتضی را به عمل آورند.
وجود قوانین و مقررات به صورت یکی از منابع اطلاعاتی استاندارد در می‌آید که متصدیان امور و کارکنان بخش ها و دوایر مختلف می توانند با استفاده از آنها و بدون تماس مستقیم با مقامات بالاتر کارهای خود را هماهنگ نمایند. سازمان با ارائه یک برنامه می تواند اطلاعات استاندارد را به کارکنان و اعضای خود بدهد.بودجه یکی از متداولترین برنامه‌هایی است که در سازمان ها مورد استفاده قرار می‌گیرد برنامه‌های بودجه که به صورت دقیق تدوین و تهیه شده باشند برای کارکنان سطوح پایین‌تر سازمان این امکان را به وجود می‌آورند که کارهای خود را بر اساس مبلغ تخصیص یافته انجام دهند.
ایجاد پست جدید:
زمانی که سازمان با مسائل متعددی روبرو شود ، روش‌های مبتنی بر برنامه‌ریزی و زنجیره فرماندهی با بار اضافی رو به رو می شوند، که از توان مدیران مربوطه خارج است.
در سازمان های رو به رشد یا در حال تغییر باید برتعداد ارتباطات عمودی افزود. یک راه این است که در سلسله مراتب اداری پستهایی را اضافه کرد. در برخی از موارد جهت کمک کردن به مدیری که بار اضافی بر در آن نهاده شده است یک معاون داده می شود. در برخی از موارد هم امکان دارد پست جدید در ساختار سازمانی به وجود آید. وجود این پستها باعث میشود که افراد کمتر کنترل شوند ، خطوط تماس تقویت و کنترل بیشتری اعمال گردد.
سیستم های اطلاعاتی عمودی
سازمان ها برای افزایش ظرفیت اطلاعاتی خود،از یک نوع استراتژی استفاده می کنند،که آن را سیستم اطلاعات عمودی می نامند. سازمانی که یک چنین سیستم اطلاعاتی به اجرا در آید، مدیران باید هر چند مدت یک بار گزارش کار خود را به مقامات بالاتر بدهند، اطلاعات به صورت کتبی رد و بدل و برای تماس و اطلاع رسانی از سیستم های کامپیوتری استفاده می شود .این سیستم اطلاعاتی موجب خواهد شد که تماس‌های بین مقامات بالا و پایین سازمان با کارایی بیشتری صورت گیرد. برای مثال شرکت معروف مایکروسافت از طریق سیستم پست الکترونیکی شرکت به صورت منظم با کارکنان در تماس است. او هر روز به تعداد زیادی از این پیام ها پاسخ می دهد. در شرکت زیراکس هر ماه از چهل هزار مشتری نظر خواهی میشود ،این داده ها جمع آوری و خلاصه می شود و در نتیجه به مقامات بالای سازمان داده میشود. که امروزه در بسیاری از شرکت‌ها به نام اتوماسیون اداری برنامه ریزی و اجرا می شود.
ارتباط های اطلاعاتی در سطح افقی سازمان:
سازمان از مجرای به وجود آوردن ارتباط، در سطوح افقی موانع بین دوایر را از بین می برد و فرصت هایی را به وجود بیاورد تا کارکنان در راه تامین هدف های سازمان تلاشی هماهنگ بنمایند. مقصود از وجود ارتباط افقی تماس و هماهنگی هایی است که در سطح افقی بین دوایر سازمان وجود دارد. اهمیت این نوع ارتباطات به وسیله ” لی ایا کولا” بیان شد. البته در زمانی که او مسئولیت شرکت کرایسلر را به عهده گرفت.
در زمان کنونی در شرکت کرایسلر ارتباط افقی در سطحی گسترده به کار گرفته می شود و اثر مثبت و بسیار مهم در سازمان دارد.
در این شرکت همه کسانی که بر روی یک طرح خودرو کار می کنند در یک مکان و در زیر یک سقف گردهم می آیند( طراحان، مهندسان، تولیدکنندگان، نمایندگان ، بازاریابان، امورمالی ، خرید و حتی عرضه کنندگان خارج از شرکت).
به کارگیری تیم توانسته است در سطح افقی هماهنگی زیادی ایجاد کند و همین امر باعث شده است که کرایسلر به صورت یکی از موفق ترین شرکت های تولید خودرو در دنیا در آید.
چون سازمان با شرایط زیر مواجه شود نیاز به هماهنگی در سطح افقی افزایش می یابد:
1- نامطمئن تر شدن محیط
2- وجود تکنولوژی پیچیده
3- وجود وابستگی شدید بین دوایر سازمانی هنگامی که سازمان بر نوآوری خلاقیت بر انعطاف پذیری تاکید می کند.
نویسنده: دکتر اعتماد هژبرالساداتی
