تغییر و تحول به‌گونه‌ای اجتناب‌ناپذیر در کل کائنات وجود داشته و از حدود اراده، قدرت و اختیار بشری خارج است. بشر تنها می‌تواند، مسیر تغییر، سرعت تغییر و مکانیزم با چگونگی تغییر و عوامل مؤثر برای رویارویی منطقی با آن را، به‌ویژه در سازمان‌ها بشناسد.
عدم شناخت درست از تغییرات در اثر مخرب را در پی دارد:
1- حیات سازمان را به خطر می‌اندازد.
۲- سازمان را از توسعه و تکامل بازمی‌دارد.
با وجود بینش‌های گوناگون در فلسفه تغییر و تحول سازمان که عمدتاً مبتنی بر عرضی بودن تغییر در سازمان‌هاست، تغییر در جوهر سیستم‌ها و سازمان‌ها راه دارد و از اصالت کافی برخوردار می‌باشد. تغییر و تحول تنها یک امر بیرونی نیست. تغییر از درون اشیاء، اجسام، افراد، مجموعه‌ها و سازمان‌ها ریشه می‌گیرد. مبنای متغیر بودن همه چیز، فراگیر بودن حرکت است که حکایت از سرشت و فطرت متحول تمام هستی به‌جز ذات هستی‌بخش دارد.
از دیدگاه این پژوهش، بنیاد هر موجودیتی، بر تغییر استوار است. تغییر و تحول در وهله اول درونی است اگر سیستم با تغییر بیرونی به صورتی خواسته یا ناخواسته هماهنگ می‌گردد به دلیل سنخیت وجودی و آشنایی ذات او با تغییر است. تغییر در نهاد طبیعت امری ذاتی است و نیز، در مجموعه‌ها و سیستم‌ها که خاصیت و هویت ویژه خود را دارند و مثل یک موجود زنده در تعامل گوناگون قرار می‌گیرند تغییر و تحول، امری ذاتی و مستدام است. این نظریه با اعتقاد فیلسوف بزرگ اسلامی ملاصدرا که قائل به حرکت جوهری است کاملاً سازگار است؛ و با آنچه قرآن کریم، آن را نظم شناور و در حرکت نظام هستی می‌داند همخوانی و تطبیق دارد؛ و نیز با این اصل قرآنی که بیان می‌دارد تمام موجودات به‌جز ذات حق، مشمول چرخه از پیش تعیین‌شده (مقدر) حیات از «بدو آفرینش و خلقت» تا «اجل مسمی» و پایان زندگی دنیایی می‌باشد مطابقت دارد.
البته، همان‌گونه که بشر قدرت سیطره عملی بر طبیعت و احاطه علمی به تغییر را دارد، قدرت و نفوذ بر روند تغییر و بسط اراده بر آن را نیز دارد؛ یعنی همان‌طور که امکان تسلیم، پذیرش یک طرفه و دنباله‌روی وجود دارد، فرد به‌ویژه گروه از موقعیت ممتاز بهره‌مندی از استعداد بینشی و نگرشی برای کنترل، مهار و بهره‌گیری از تغییر به نفع خویش برخوردار است.
از آنجا که سازمان‌ها مخلوق بشرند و همچنین برای امتداد بقاء آن‌ها انسان نقش اول را دارد بنابراین، عامل اساسی تغییر در سازمان «انسان» است.
اگر سیستم تغییر را به تعبیری، متشکل از سه عامل بدانیم:
1- محرکه‌های تغییر Motivation of change
۲- مکانیزم‌های تغییر The Mechanism of change
3- عامل تغییر Change Agent
در هر سه عامل فوق «انسان» به‌عنوان هسته اصلی و محرک واقعی مطرح است.
واقعیت اینکه، همواره در ظهور و افول تمدن‌ها، جدال سنت و مدرنیته، پیشرفت علوم و تکنولوژی، تحولات بیولوژیکی، روانی و فکری فردی، روند رو به تکامل سازمان‌ها و نیز، تحولات فزاینده در فرهنگ و رژیم‌های سیاسی – اجتماعی و دگرگونی سطح و شیوه زندگی‌ها، نقش انسان‌محوری می‌باشد، هرچند اصل تغییر، نیز واقعیتی اساسی است. در آینده متناسب با شتاب فزاینده پیشرفت‌های علمی – تکنولوژیک و همچنین تعالی‌جویی خود افزای انسانی که درصدد بالندگی هر چه بیشتر می‌باشد، سرعت تحولات افزایش می‌یابد. به تعبیر الوین تافلر، «فردا در انتظار شوکی جدید است»و فیلسوف لانگ شورمن (Lung Shoremen) بیان می‌دارد: تحولات به حدی سرعت و شدت و کوبندگی دارند که درعین‌حال خطرناک‌ترین و مشکل‌ترین تجربه انسان می‌باشند.
البته، توجه به دو نکته اساسی در شناخت و آماده کردن سازمان برای تحولات لازمست:
1- هرچند تحولات گسترده و فراگیر است، اما خوشبختانه به قول فیلسوف معاصر آمریکائی نورت وایت‌ها (ALFered Northwhit head) یک پیچیدگی نظام‌یافته و سامان‌یافته است؛ یعنی از اصول، روش‌ها و قوانین معینی پیروی می‌نماید که شناخت و به‌کارگیری آن‌ها سیستم تغییر را قابل‌هضم می‌نماید.
۲- سرعت تغییرات و تحولات با شناخت متغیرها، فرایندها و مکانیزم‌ها، قابل‌کنترل و مرحله‌بندی است. به طوریکه می‌توان در سریع‌ترین تحولات با مداخله آگاهانه و طراحی شده در راستای اهداف سازمانی و اهداف فردی هدایت لازم را به عمل آورد.
انواع تغییرات
١- تغییرات و تحولات بی‌برنامه (unplanned change)، به تحولات تحمیلی از محیط خارجی یا داخلی سازمان، اطلاق می‌گردد. مدیریت، مجموعه برنامه‌ها، اهداف و درنهایت کارکرد سازمانی تحت تأثیر قرار می‌گیرد و نقشی منفعلانه اتخاذ می‌شود.
۲. تغییرات با برنامه (planned change) عبارتست از: مداخله آگاهانه انسان در مسیر و روند طبیعی تغییرات و تحولات سریع در جهت حفظ و ارتقاء منافع فرد و سازمان.
مدیر با اتکا به توانائی‌های خود که به تعبیر آرجریس (Argrris) مرکب از دو بخش به شرح زیر می‌باشد:
١- توانائی‌های تکنیکی (نظیر: برنامه‌ریزی، تولید، کنترل، طراحی سیستم تنظیم جداول زمانی و کاری و…)
۲- توانائی‌های انسانی (مانند: ایجاد روابط متقابل انسانی و آگاهی از فعل و انفعالات فردی و گروهی و …)
اصولاً مدیر برای هدایت سازمان، دو وظیفه مهم بر عهده دارد:
1- اداره وضع موجود، یعنی اداره حالتی از کارکردها برای تحقق عملکردهای مورد انتظار.
۲- اداره وضع آینده که از تعهد مدیر نسبت به سرنوشت آینده سازمان و افراد سرچشمه می‌گیرد و به معنی هدایتگری تغییر و تحولات، می‌باشد.
سیر تحولات، به‌سرعت، فرصت‌ها را محدود و زایل می‌کند و نوع برخورد منفعلانه با فعالانه با فطرت متحول جهان، سبب عقب‌ماندگی و یا توسعه‌یافتگی خواهد بود.
استراتژی‌های تغییر در سازمان
معمولاً تغییرات برنامه‌ریزی شده در سازمان بر مبنای یکی از استراتژی‌های زیر رخ می‌دهد:
1- نظریه روابط انسانی: تأکید این فکر و روش، بر ارزش‌های اخلاق فردی ۔ انگیزش و مسئولیت فرد، در افزایش کارآیی فرد و ساخت گروهی می‌باشد. ارزش‌ها و توان‌های انسانی مبنای تغییر در ظرفیت سیستم برای حل مسأله است.
۲- نظریه سازمان (جامعه‌شناسی سازمان): این نظریه بر عملکرد و بازده سازمان از طریق خلاقیت و نوآوری تأکید دارد. در این نظریه بر اصلاح ساخت سازمان و ایجاد سازوکار متناسب با امکان بروز خلاقیت تأکید دارد. لذا، ساختار قدیمی به شکل ساختار مترقی و امروزین تبدیل می‌شود.
٣- نظریه طراحی سازمان (مدیریتی): این نظریه بر عملکرد و بازده سازمان از راهکارهایی تأکید دارد.
منابع و اجزای لازم برای تغییر
منابع لازم برای تغییر عبارت از منابع مالی به منابع اطلاعاتی به کمیت و کیفیت کارکنان متخصص به زمان و قدرت لازم می‌باشد.
از آنجا که انسان، تکنولوژی و ساختار، اجزای اصلی سازمان هستند، هر یک جداگانه با توأمان می‌توانند موضوع تغییر واقع گردند:
١- انسان، با مجموعه‌ای از ارزش‌ها و توانائی‌ها
۲- تکنولوژی، شامل تغییر در تجهیزات و آموزش‌ها
3- عامل ساختاری، تغییر در روش‌ها، زیرساخت‌های سیستم به‌عنوان بستر فرایندهای سازمانی. دگرگونی در ساختار مستلزم تحول مثبت و سازنده در مجموعه قواعد، هنجارها، رویه‌ها و ضوابط سازمانی است.
فرایندهای برنامه‌ریزی تغییر سازمان
در فرایند سه مرحله‌ای کرت لوین (Kurt Lewin) مدل تغییر برنامه‌ریزی شده او از سه مرحله «ذوب کردن» (unfreezing)، «تغییر» (Change) و «منجمد کردن» (Refreezing)، تشکیل شده است.
«ذوب کردن»، شامل ناخشنودی از وضع موجود و احساس ضرورت تغییر است.
«تغییر»، به معنی حرکت از یک مرحله به مرحله جدید می‌باشد، تغییر ممکن است استقرار تجهیزات جدید، تجدید ساختار سازمان، اعمال سیستم جدید ارزیابی عملکرد و هر چیز دیگری که بتواند روابط و فعالیت‌های جاری را دگرگون سازد شامل می‌شود.
«انجماد»، رفتار جدید را تثبیت و در برابر تغییرات، مقاوم می‌سازد. تکرار مهارت‌های آموزشی داده شده در کلاس آموزش، راهی برای منجمد کردن می‌باشد.
بنابراین، لوین تغییر سازمانی را به‌صورت ذوب کردن، تغییر و منجمد کردن مجدد تعریف کرده است.به اعتقاد گری دسلر (Gary Dessler) فرایند تغییر سازمانی دارای ۶ مرحله اصلی است.
1- فشار درونی و بیرونی برای تغییر.
٢- تشخیص و پذیرش نیاز به تغییر، به‌صورت تعهد الزام‌آور در مدیریت عالی
٣- تشخیص مسئله از راه تحقیق، مشاهده، مصاحبه و تجزیه و تحلیل سازمانی
۴- برنامه‌ریزی و تعیین استراتژی تغییر، یعنی “چه چیز”، “چه موقع” و “چگونه” باید تغییر کند؟
5- انجام تغییر با غلبه بر مقاومت از راه تشریک مساعی، مذاکره و غیره
6- تعقیب و پیگیری تغییر
از نقطه نظر ریچارد. اچ. هال (Richard H.Hall) به تغییر سازمانی، می‌توان از زوایای مختلف نگاه کرد:
1- از دیدگاه سیاست داخلی:
در این نگرش به تغییر، ائتلاف‌ها، دسته‌ها و گروه‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد.
٢- از دیدگاه تاریخی یا توسعه:
در این دیدگاه مالکیت سازمانی و کنترل آن در یک پروسه تاریخی و تحولات توسعه‌ای مورد توجه است.
3- از دیدگاه چرخه حیات:
در این دیدگاه، به مقتضیات سنی سازمان توجه می‌شود. مقصود از چرخه حیات یعنی اینکه، سازمان روزی متولد می‌شود، رشد می‌یابد، متحول می‌گردد و سرانجام به دیار نیستی می‌شتابد.
هر یک از نگرش‌های فوق رفتار خاصی را در اعمال تغییرات ایجاب می‌کند.
گوناگونی روش‌های انجام تغییر
روش‌های انجام تغییر، به علت عوامل مؤثر زیر کاملاً متفاوت از یکدیگر می‌باشند:
١- گوناگونی سیستم سازمان‌ها با اجزائی مثل: استراتژی – فرهنگ – فرایندهای داخلی – ساختار محیط – منابع پولی و مالی و منابع انسانی.
۲- گوناگونی منابع لازم برای تغییر، شامل: منابع اطلاعاتی -کمیت و کیفیت متخصصین – زمان به منابع مالی و قدرت لازم برای انجام این مهم
گوناگونی نارسائی در عملکرد که می‌تواند به پنج عامل برگردد:
۱- استراتژی ۲- فرایند ۳- ساختار 4- منابع (داده‌ها) 5- مقتضیات محیطی
چهار الگو برای تعیین چگونگی تغییر وجود دارد:
1- الگوی مکانیکی
2- الگوی ارگانیکی
3- الگوی گرافت
4- الگوی ترکیبی
اما به نظر می‌رسد پیشنهاد گری دسلر (Gary Dessler) مبتنی بر نگاه دیگری بوده و طی آن سه روش ارائه شده زیر برای تغییر سازمانی واقع‌بینانه‌تر می‌باشد:
١- روش‌های مبتنی بر قدرت یک‌جانبه؛ از جمله استفاده از اختیارات اداری در اعلام یک طرفه مسئله و یا جایگزین ساختن افراد کلیدی برای اعمال تغییر و یا ایجاد تغییراتی در ساختار سازمان برای تحت تأثیر قرار دادن موارد مورد نظر.
٢- روش‌های مبتنی بر تسهیم قدرت؛ بهره‌گیری از کار گروهی و روش حل مسأله گروهی، در این روش‌ها تغییر از بالا به پائین تحمیل نمی‌شود بلکه اختیارات و امکانات لازم برای تغییر به گروه‌ها واگذار می‌گردد تا آن‌ها به مشورت و اتخاذ تصمیم در مورد راهکارهای تغییر و حتی تشخیص موضوع تغییر نیز بپردازند.
٣- روش تفویض قدرت ایجاد تغییر؛ روش آموزش حساسیت نسبت به فرایندهای رفتار فردی و گروهی در جهت بهبود عملکرد.
شیوه‌های مواجهه با تغییر
دقیقاً نوع برخورد با تغییر، بیانگر کامیابی با شکست آینده خواهد بود. در برابر تغییر سه راه برخورد متصور است:
1- مقاومت در برابر تغییر،
عدم پذیرش و ایستادگی در برابر تحول و دگرگونی معمولاً به دلایل زیر رخ می‌دهد:
– به سبب خو گرفتن به شرایط فعلی و ایجاد عادت رفتاری، رویه جاری همچنان مورد عمل قرار می‌گیرد.
– به دلیل آسان گزینی و طبع راحت‌طلبی، الزامات مربوط به تغییر را به فراموشی می‌سپارد و نسبت به آن بی‌اعتنایی می‌کند تا به این ترتیب به‌راحتی از کنار آن بگذرد.
– ناآگاهی نسبت به ضرورت، الزامات و فواید تغییر و تحول، سبب موضع‌گیری منفی، ایستادگی و اقدامات بازدارنده می‌شود.
– آگاهی از نارسائی طرح تغییر و غیرقابل‌قبول بودن آن برای مرئوسین.
– منطقی نبودن سبک مدیریت
– رشد تدریجی محافظه‌کاری در افراد و از دست رفتن نفوذپذیری و سازگاری
2- مواجهه با تغییر پس از وقوع:
نوعی مواجهه درمانی و منفعلانه با تغییر است که بازتاب وجود مدیریت‌های ایستا و غیرفعال است در این حالت به تعبیر آقای دراکر، دنبال تغییرات و دگرگونی‌ها دویدن است.
3- مواجهه با تغییرات و تحولات پیش از وقوع:
اساسی‌ترین نوع برخورد با تغییرات، وجود پیش‌بینی و طرح‌ریزی برای جلوگیری از آثار سوء و مخرب تغییر است. این سبک برخورد، پیشگیرانه و کاملاً مرتبط با طبیعت تغییرات می‌باشد. مدیریت فعال راهی به‌جز مواجهه با تغییرات ندارد، او باید متغیرها را تحت قدرت متحول کننده خود درآورد. پیشرفت جوامع انسانی از مواجهه مثبت (پیش از وقوع) با تغییرات حاصل می‌گردد. این تجربه ایست که از عصر رنسانس تاکنون برای مغرب زمین به دست آمده است.
