سیستم‌ها مجموعه‌ای از اجزا و عوامل هستند که به‌طور مرتب با یکدیگر تعامل داشته تا کل مجموعه یا سیستم را به‌سمت هدفی مشخص هدایت کنند. وجود یک تفکر واحد برای هدایت هر سیستم، از موارد بسیار مهم در مدیریت و سازمان‌ها بوده که به دریافت بازدهی بهتر در تمامی شاخه‌های آن منجر خواهد شد.
نگرش سیستمی برای مدیریت کلی در شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار حائز اهمیت است، شرکت‌هایی که از تفکر سیستمی استفاده می‌کنند نسبت به سایرین موفقیت بیشتری کسب می‌کنند. نقش هر یک از اجزای سیستم به دیگر بخش‌ها وابسته بوده و وجود نقص در هر جزء می‌تواند کل فعالیت سیستم را متوقف کند. اجزا در سیستم نقش مستقل ندارند.
مدیران کسب‌وکارها و برندها پس از دریافت نحوۀ ارتباط کلی میان اجزای سیستم (افراد زیرمجموعه) و تعیین نتیجۀ مورد انتظار، می‌توانند نگرش سیستمی را طراحی کرده و آن را روی اجزا اعمال کنند.
تفکر یا نگرش سیستمی چیست؟
تفکر سیستمی روشی متفاوت با روش‌های پیشین بوده و سعی بر آن دارد تا از راهی متفاوت و با به‌کارگیری تمامی اجزای یک سیستم، راه‌حلی مفید برای هر مشکل و رسیدن به هدف نهایی سیستم به‌دست آورد.
دیدگاه قدیمی به شرکت‌ها یا سازمان‌ها به این صورت بود که هر جزء یا فرد در یک سازمان به‌صورت مستقل فعالیت می‌کند و رفتار تک‌تک اجزا به یکدیگر متصل نیست، اما در تفکر سیستمی به تمامی اجزا یا افراد به عنوانی جزیی از یک سیستم نگاه می‌شود، باید بدانید که در صورتی‌که اجزا از یکدیگر مستقل باشند و هیچ وابستگی به هم نداشته باشند، نمی‌توان آن مجموعه را «سیستم» نامید.
درک روابط متقابل هر یک از اجزا در یک سیستم و نقش آن در پیش‌برد اهداف کلی سیستم، از کاربردهای تفکر سیستمی است. این رویکرد جدید موجب پیشرفت کسب‌وکارها می‌شود.
برای دریافت نتیجۀ بهتر در اعمال نگرش سیستمی، لازم است از دو رویکرد مکمل استفاده شود، این دو رویکرد، فرایندهای تقویت‌کننده و فرایندهای کنترل‌کنندۀ سیستم هستند. ایجاد تعادل میان این دو رویکرد از ضروریات پایداری یک سیستم بوده و افراط در هر یک از آن‌ها می‌تواند موجب اختلال یا حتی فروپاشی سیستم گردد. برای مثال پس از بررسی‌های لازم، مدیر یک سیستم متوجه می‌شود که برای دریافت نتیجۀ بهتر لازم است تا فعالیت قسمتی از سیستم را کاهش دهد تا روی قسمتی دیگر فعالیت‌های تقویتی انجام شود.
برای رسیدن به یک نتیجۀ منطقی در نگرش سیستمی می‌توان از نمودارها و دیاگرام‌ها استفاده کرد و روند کاری سیستم و پیشروی در مسیر تعیین شده برای رسیدن به هدف را، مورد ارزیابی قرار داد. گاهی یک مدیر لازم است ریسک کند و عواقب تصمیم گرفته شده را بپذیرد، گاهی نیز لازم است تا برای رسیدن به موفقیتی بزرگتر، از موفقیت‌های کوچک‌تر و کوتاه‌مدت صرف‌نظر کند. بررسی تفکر سیستمی با کمک نمودار و کامپیوترها برای رسیدن به بهترین نتیجه در تصمیم‌گیری‌ها توسط پروفسور «جی فارستر» در «انستیتوی فناوری ماساچوست» برای اولین بار در سال 1956 مطرح شد.
نمودارهای پرکاربرد در تفکر سیستمی
نمودارهای خطی و حلقه‌ای بیشترین کاربرد را در بررسی روند سیستم دارند. نمودار خطی برای بررسی یک رفتار خاص در طول زمان مناسب بوده و نمودار حلقه‌ای برای بررسی تعامل میان اجزای سیستم در یک مقطع زمانی کاربرد دارد. در نمودارهای خطی چندین متغیر را برحسب زمان می‌توان نشان داد. نمودار خطی با عنوان «رفتار در طول زمان» یا (BOT) و نمودار حلقه‌ای با عنوان «حلقه نمودار لحظه‌ای» یا (CLD) نشان داده می‌شوند. نمودارها شبیه‌سازی از تاثیر یک رفتار، بر کل سیستم یا اجزای هر سیستم را نمایش داده و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات خود را در هر مورد با اطمینان بیشتری اتخاذ کنند. برای مثال یک نمودار نشان می‌دهد که یک تصمیم، در یک سیستم، چه تاثیری داشته و آیا آن تصمیم موجب پیشرفت کلی سیستم به سمت هدف نهایی شده است یا خیر.
چگونه نگرش سیستمی به مدیریت کمک می‌کند؟
با داشتن نگرش سیستمی و اعمال آن در بخش‌های مختلف، مدیریت یک سیستم کار بسیار راحت‌تر و تقریبا بدون ریسک خواهد بود. با بررسی‌های متفاوت مانند استفاده از نمودارها در تفکر سیستمی، می‌توان تغییرات مورد نظری روی سیستم و اجزا اعمال کرد. نمودارها نشان می‌دهند که مسیر کلی سیستم به چه سمتی خواهد بود و مدیر به‌سادگی می‌تواند برای تغییرات مورد نظر خود سیستم را آماده کند. نتیجۀ قابل انتظار از هر تصمیم، مانند هزینه برای خرید مواد مورد نیاز، آموزش عوامل و کارکنان، تقویت زیرساخت‌ها و دیگر موارد به‌راحتی قابل بررسی هستند. همان‌طور که می‌دانید اصلی‌ترین دغدغه در زمان تصمیم‌گیری به‌ویژه برای مدیران، ناآگاهی از نتیجه و عواقب آن تصمیم است، تفکر سیستمی کمک می‌کند تا میزان ریسک در هر اقدام به کمترین حد خود برسد و نتیجه تا حدودی قابل پیش‌بینی باشد.
با علم بر تاثیر هر تصمیم، از هدر رفتن زمان، سرمایه و انرژی جلوگیری می‌شود. هر تغییر یا اقدامی در سیستم بر تمامی بخش‌ها اثر می‌گذارد چرا که در سیستم تمام اجزا با یکدیگر در ارتباط بوده و تغییر در هر جزء به تغییر در کل سیستم منتهی خواهد شد. هر قسمت کوچک‌تر از یک سیستم را «زیرسیستم» می‌نامیم و هر زیرسیستم باز می‌تواند زیرسیستم‌های خود را داشته باشد، تا کوچک‌ترین واحد که «جزء» نام خواهد داشت.
هر زیرسیستم می‌تواند یک هدف جدا داشته باشد و برای رسیدن به آن تلاش کند اما تمام هدف‌های زیرسیستم‌ها باید در جهت هدف کلی سیستم باشند و در نهایت به رسیدن هدف کلی سیستم کمک کنند. سیستم نسبت به عوامل و متغیرهای داخلی و خارجی تحت تاثیر قرار می‌گیرد.
منابع انسانی در سیستم که همان اجزای سیستم هستند، باید در تمامی زمینه‌های به‌خوبی و با دانش قوی عمل کنند. وجود شاخه‌های روانشناسی، مدیریت، اقتصاد، حسابداری و دیگر رشته‌ها به‌صورت قوی، موجب تحقق اهداف کلی سیستم می‌شود. از تاثیر آموزش منابع انسانی در سیستم جهت ارتقای سطح علمی و مهارتی نیز نباید غافل شد. یکی از اصول مدیران پیش‌نگر برای موفقیت در زمینۀ کاری، آموزش کارکنان می‌باشد. آموزش می‌تواند به افزایش بهره‌وری و بازدهی شرکت یا سازمان کمک شایانی کند.
بررسی کارآمد بودن نگرش سیستمی در سازمان‌ها
علاوه بر مزایای زیاد نگرش سیستمی در تحقق اهداف سازمان‌ها، می‌توان گفت که این تفکر خالی از ایراد نیست؛ یکی از عیب‌های کلیدی که بر این نگرش وارد آمده؛ این موضوع است که نگرش سیستمی فقط یک نظریۀ تئوری بوده و در عمل نمی‌توان به خوبی آن را اجرا نمود؛ ایراد دیگر نیز این مورد است که برای تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها بدون در نظر گرفتن تفاوت‌های ساختاری و منابع انسانی هر یک، نگرش سیستمی یک روش واحد را ارائه می‌دهد که نمی‌توان از آن در تمامی سازمان‌ها استفاده کرده و نتیجۀ بهینه دریافت کرد. با در نظر گرفتن ایراد نگرش سیستمی باز هم نمی‌توان از مزایای آن صرف‌نظر کرد. داشتن نگرش سیستمی در یک سازمان در مدت زمان مشخصی، موجب افزایش بازدهی و صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان می‌گردد.
در ادامه به بررسی مزیت‌های نگرش سیستمی برای کسب‌وکارها می‌پردازیم:
شکست، مقدمۀ پیروزی است
ممکن است این حرف شعاری به‌نظر برسد اما باید بدانید که این جمله، یک حقیقت را بیان می‌کند، برای رسیدن به اهداف نهایی سازمان، باید آن را به‌صورت یک سیستم در نظر گرفت که ممکن است هر یک از زیرسیستم‌ها با مشکلات و شکست‌هایی روبه‌رو شود، اما یک شکست موقت می‌تواند راه درست را نشان دهد و حتی ممکن است یک شکست نیاز باشد تا مسیر کلی سیستم اصلاح شود. پس، از شکست نباید ترسید و تنها باید از آن به‌عنوان تجربه و راهی برای روشن کردن مسیر درست استفاده کرد.
بهینه‌سازی سازمان با داشتن نگرش سیستمی
برای بهینه‌سازی سازمان و استفادۀ درست از منایع انسانی و هزینه‌ها، لازم است تا یک مدیر به مجموعۀ خود با دید سیستمی نگاه کند و روابط میان اجزا یا کارمندان خود را به‌صورت شفاف و به‌خوبی درک کند. تنها نگرش سیستمی این فرصت را برای مدیر فراهم می‌کند، پس از شناخت و درک روابط در سیستم، مدیر می‌تواند با حذف موارد غیرضروری و استحکام زیربنای سیستم، در بازار پررقابت امروزی، با استفادۀ بهینه از کارمندان خود، سازمان را برای پیشروی در مسیر درست و رقابت با سایرین آماده کند.
دیدگاه چندگانۀ سیستمی، لازمۀ مدیران کسب‌وکارها
برای موفقیت در یک کسب‌وکار لازم است یک مدیر، دیدگاه چندگانه داشته باشد، در واقع ممکن است در بخش حسابداری، برای حل مشکلات از نوعی روش خاص استفاده شود که استفاده از آن در بخش‌های دیگر سازمان امکان‌پذیر نباشد، یک مدیر آگاه با در نظر گرفتن تفاوت‌های منحصربه‌فرد هر بخش، سعی می‌کند تا بهترین راه‌حل را ارائه نموده و در نهایت به پیش‌برد سازمان در جهت اهداف کلی کمک کند، بنابراین لازم است درکی چندگانه و فراتر از رشته‌های تخصصی داشته باشد. نگرش سیستمی به ایجاد درک چندگانه کمک می‌کند.
تاثیر درک ارتباط متقابل در نگرش سیستمی
با دریافتن ارتباطات متقابل در میان کارکنان یک سازمان و درنظر گرفتن آن‌ها به‌عنوان اجزای یک سیستم، می‌توان علاوه بر کمک برای به‌دست آوردن راه‌حل‌های مختلف برای مشکلات؛ خلاقیت، همکاری و توسعۀ فردی را نیز برای هر یک از کارمندان به میزان قابل توجهی افزایش داد. تمام موارد ذکر شده در بهینه‌سازی سازمان نقش دارند.
استقبال از مشکلات
ممکن است کمی عجیب به نظر برسد اما لزوما قرار گرفتن در مسیر بدون مواجه شدن با مشکلات را نمی‌توان عامل موفقیت دانست. گاهی لازم است تا افراد برای قوی‌تر شدن، افزایش خلاقیت و کسب روحیۀ جنگنده؛ با مشکلاتی روبه‌رو گردند و با حل آن‌ها علاوه بر کسب تجربه به نوعی شجاعت برای برخورد با بقیۀ مشکلات نیز دست یابند. فراموش نکنید که افراد قوی می‌توانند در مواجهه با بحران‌ها ناجی خود و سازمان گردند. پس منطقی است که برای کمترین مواجهه با مشکلات برنامه‌ریزی شود اما نباید از رویارویی با آن‌ها واهمه‌ای به‌خود راه داد.
در نهایت داشتن نگرش سیستمی موجب افرایش بهره‌وری یک کسب‌وکار می‌شود و یک مدیر پیش‌نگر حتما از آن در جهت رسیدن به اهداف نهایی استفاده خواهد کرد.
ترجمه و تالیف : اعتماد هژبرالساداتی – مشاور کسب و کار
