اهمیت ایجاد ساختار سازمانی مناسب برای کسب و کار

نمودار سازمانی - ساختار سازمانی

 شهرهای در حال توسعه، جوامع رو به رشد و یا ممالک جنوب همه عناوینی هستند که برای توصیف گروهی از کشورها که دارای تشابهات اقتصادی، سیاسی، اداری، اجتماعی، فرهنگی و  فنی و فناوری به کار گرفته است. این کشورها هر چند تفاوت های بسیاری  با یکدیگر دارند اما از جهاتی آن چنان شبیه یکدیگرند که می توانیم آنها را در یک گروه یا دسته تحت مطالعه و بررسی قرار دهیم.

یکی از جنبه های مشترک بین سازمان ها و کسب و کار های کشورهای جهان سوم، خصوصیات نظام اداری حاکم بر این جوامع و مشکلات ناشی از آن هاست، به گونه ای مشابه اند که کسب و کار های این کشورها را به نحوی بارز از دیگر کشورها متمایز می سازند. در این متن سعی بر آن است که ویژگی‌های نظام اداری، مدیریت منابع انسانی و کسب و کار های جهان سوم و عوارض و تنگناهای ناشی از آن تشریح  می‌شوند، شاید بیان مشکلات مقدمه ای بر حل آنها نیز باشد.

 

تقلیدی بودن ساختارهای سازمانی و مدیریت

 یکی از خصوصیات کسب و کار و مدیریت در جهان سوم، تقلیدی بودن ساختارهای اداری و سازمانی آن است که موجب مشکلات بسیاری است. الگوی اولیه سازمان ها در کشورهای مذکور تقلید از کشورهای پیشرفته صنعتی است و خود دارای ساختاری اصیل، بومی و کارآمد برای سازمان ها و مدیریت جامعه نیستند. همه این کشورها حتی آنهایی که تحت سلطه و استعمار نبودند تلاش کرده اند تا به نوعی ساختار های بیگانه را در نظام اداری و کسب و کار خود به کار گیرند.

کشورهای مذکور با ساختار و استراتژی های عاریتی و بدون توجه به قابلیت های منابع انسانی به استقبال توسعه رفتند و اینگونه اندیشیدند که اگر غرب توانسته است با چنین الگویی پیشرفت کند آنان نیز به مدد این ساختارها شاهد رشد و توسعه خواهند بود. کشورهای تحت سلطه استعمارگران نیز پس از استقلال در ایجاد یک ساختار اصیل برای خویشتن نکوشیدند و همان ساختار های قبلی را بدون هیچ گونه تغییر و بومی سازی بنیادین به کار گرفتند.

آنان حتی رفتارهای اداری، استراتژی های بازار ، مدیریت منابع انسانی و حتی سبک های تبلیغات و برند سازی را نیز تقلید کردند. یکی از تحقیقات انجام شده در نیجریه، نشان می دهد رفتار کارمندان اداری دقیقا ، رفتار الگو برداری شده از کارمندان خارجی می باشد. در برخوردها و ارتباطاتشان درست همان گونه عمل می کردند که خارجی ها در زمان استعمار.

اگرچه کشورهایی که تحت استعمار انگلیس، آمریکا و فرانسه قرار داشتند با ساختارهای پیشرفته‌تر اداری و سازمانی نسبت به کشورهایی که تحت سلطه پرتغال،  اسپانیا و بلژیک بودند آشنا شدند ولی در هر حال استعمارگران ساختارهایی را به آنان ارزانی نداشتند که با اوضاع و احوال و شرایط فرهنگی و اجتماعی و علمی آنان متناسب و هماهنگ باشد.

ساختار های وارداتی برای حکمرانی و استفاده از منابع کشورهای تحت سلطه طراحی شده بودند و پاسخگوی نیازهای بومی نبودند. نظام های اداری تحمیل شده، مدیریت آمرانه و توام با استبداد رای ، غیر بومی  و قیم بار بودن، این ویژگی هایی است که در ساختارهای اداری ممالک نو استقلال نیز مشاهده  می شود که نشان‌دهنده آثار و نفوذ تشکیلات و مدیریت استعمارگران است.

به هر حال چه ساختارهای اداری ، نمودارهای سازمانی و استراتژی های بازار ، از کشورهای استعمارگر به ارث رسیده باشد و چه کشورهای در حال توسعه به پندار پیشرفت خود آن ها را به عاریت گرفته باشند، فقدان اصالت تشکیلات و تقلیدی بودن مدیریت کسب و کار ، یکی از خصوصیات بارز نظام مدیریتی  جهان سوم و یکی از مشکلات اساسی و پایه آن به شمار می آید.

ساختار سازمانی

 بازدهی کم و موثر نبودن ساختارهای سازمانی

 در مقام مقایسه میزان اثربخشی و بازدهی ساختار سازمانی و نظام اداری جهان سوم نسبت به سایر کشورهای پیشرفته در سطح نازلی و این امر، یکی از مشکلات مبتلا به تمامی کشورهای مذکور است. شاید یکی از عمده ترین علت های این مسئله همان تقلیدی بودن نظام اداری کسب و کار باشد، نظامی که فاقد اصالت برای جامعه است و با اجزای مختلف آن هم خوانی ندارد مسلماً نخواهد توانست در تحقق اهداف خود موثر و کارآمد باشد.

 یکی دیگر از علل بازدهی کم، نارسایی و ضعف تخصصی در اینگونه ممالک است. نیروی انسانی متخصص بسیار کم است و از نیروی تخصصی موجود نیز به درستی و در جای خود استفاده نمی شود. بیکاری مزمن و کم کاری در ادارات دولتی و کسب و کار های خصوصی بسیار دیده می شود، تورم پرسنل به ویژه در رده های پایینی سازمان و مشاغلی چون خدمات ، نگهبان ، کارگز ساده ، نامه رسان،  کارمند ساده ، پیک موتوی و امثال آن کاملاً محسوس است.

نبود کادر متخصص در رده‌های بالای سازمان ناشی از ضعف سیستم آموزش عالی و فقدان مدیریت منابع انسانی کارآمد است که قادر نیست پاسخگوی نیازهای جامعه در حوزه کسب و کار و باشد.

 اما در برخی کشورهای جهان سوم چون هند و مصر با وجود اینکه تعداد فارغ التحصیلان دانشگاه در حدی نسبتاً بالاست ولی مشکل کمبود متخصص هنوز مسئله حادی است ، زیرا :
اول اینکه دانشگاه از جهت رشته های درسی متناسب با نیازهای جامعه برنامه‌ریزی نشده اند؛

دوم آنکه مطالب  مطرح شده در دانشگاه با آنچه عملاً در سازمانها انجام می گیرد بسیار متفاوتند؛

سوم، روحیه کسب مدرک و دانشگاه ها ،قالب تر از کسب دانش است؛

چهارم ، جایگزین آنها کمتر بر اساس رشته های تحصیلی و تخصص آنان و بیشتر بر اساس روابط انجام می پذیرد.

مشکلات آموزشی در سطوح پایین تر دانشگاه ، چه در سطح خانواده و حداقل آداب اجتماعی و چه در کسب و کار و سازمان های فعال نیز مسئله نارسایی تخصصی را تشدید می کند. البته برای کشورهای در حال توسعه این امر عارضه اجتناب ناپذیر است زیرا برای رفع آن نیازمند زمان و سرمایه تخصصی است که از این نظر همواره محدودیت هایی برای کشورهای مذکور وجود دارد که بیشتر از سرمایه و زیرساخت های سخت افزاری نیازمند نگرش مدیران ارشد سازمان و مدیران منابع انسانی می باشد که متاسفانه واحد منابع انسانی یا وجود خارجی ندارد و یا دارای منزلت واقعی خود نیست به همین خاطر نیازسنجی آموزشی وجود ندارد تا آموزش بر اساس نیاز و در راستای چشم انداز و ارزشهای سازمان شکل گیرد .

  مسئله بیگانه زدایی در کشورهای نواستقلال نیز خلاء تخصصی را افزون ساخته است. در آغاز استقلال، رهبران سیاسی علاقه‌مند بلافاصله  با  کادر بومی جایگزین، ساز و کارهای  این ماموریت را بهبود بخشند و با وجود  زیانهای مادی به هر ترتیب انجام دهند.

یکی از مدیران سازمان در نیجریه این مرحله را به این طور توصیف کرده است:”  تصمیم را رهبران سیاسی می‌گرفتند. آنان معتقد بودند ماموران انگلیسی باید بلافاصله با افراد بومی جایگزین شوند، حتی اگر این جابه‌جایی نارسایی هایی نیز به وجود آورد. به زعم آنان استقلال سیاسی بدون استقلال اداری امکان پذیر نبود و از نظر سیاسی در این مرحله هیچ راهی برای همزیستی بین کارشناسان خارجی و بومی در کنار هم وجود نداشت.

کمبود متخصص بعد از استقلال، تغییر کادر سیاسی به گونه دیگر نیز تظاهر می کرد. کشورهای مثل برمه  و اندونزی مدیران و روسایی که در دوران استعمار به کار اشتغال داشتند، بعد  از اعلام استقلال چندان زمینه مساعدی برای ادامه کار نمی‌ یافتند .  آنها به عنوان ابزار کار استعمارگران و دوستانشان به شمار می آمدند و تمایلی به ادامه کار آنها احساس نمیشد که این خود باعث حذف نیروی متخصص می شد  و مسئله کمبود نیروی  تخصصی را تشدید می کرد.

برخی دیگر از کشورهای جهان سوم با بستگی افراد به طبقه خاصی یا گروه و حزبی معین نیز جز شرایط احراز اعلام نشده مشاغل بوده و همین امر باعث می‌شود تا عده بسیاری که واجد شرایط تخصصی هستند کنار گذارده شوند و کمبود متخصص به وجود آید.

فقدان انگیزه کافی برای کارکنان دولتی و عدم وجود مدیران کارآمد و به دنبال آن ، عدم جذابیت سازمانهای خصوصی و کسب و کارها نیز از زمره عللی هستند که موجب بازدهی کم نظام اداری ، تولید نامرغوب ، عدم تولید محصول با کیفیت ، تمرکز بر محصول گرایی به جای بازارگرایی ، عدم استفاده از استراتژی های مناسب سازمانی در کسب و کار ، عدم وجود شرایط احراز مناسب برای جذب نیروی انسانی متخصص و کارآمد در جهان سوم می‌شود.

کارکنان  غالباً انگیزه و علاقه به کار ندارند و به علت نبودن سیستم های موثر ارزشیابی نیروی انسانی ، نبود شرایط احراز مناسب ، کنترل دولتی ، حقوق و دستمزد نامناسب ،  عدم تناسب تشویق و تنبیه، همچنین  وجود این تلقی که سازمان‌  دولتی محلی برای امرار معاش و گذران زندگی است، کم کاری و بیکاری نیروها،  رایج و نهایتاً بازدهی در حد نازل است. 

 

جایگزینی هدف های فردی به جای اهداف عمومی

 اغلب در سازمان های اداری جهان سوم مدیران به دنبال تحقق اهداف فردی خود هستند و از امکانات و منابع سازمان برای نیل به اهداف شخصی‌شان بهره می گیرد. حفظ مقام و شغل از عمده‌ترین مسائل هر مدیر است و او در ارتباطات و فعالیت هایش بیشترین تلاش را در تحقق این هدف دارد و از نظر وی مسائل سازمانی در درجات بعدی اهمیت قرار دارند. وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت جنبه صوری دارند و اهتمام در حفظ مسند مدیریت است و در مقام اجرا عدم عملگرایی و دانش اجرایی در پایین تر سطح علوم مدیریتی قرار دارد و در نتیجه امور سازمان معنی سیاسی پیدا می کنند و کمتر به مسائل فنی توجه می شود.

جابجایی هدف های فردی و سازمانی مدیران، به صورت احساس مالکیت بر سازمان و مشاغل آن نیز تظاهر می کند و در صورت هرگونه عقیده و یا ایده های متفاوت با ساختار فکری مدیران جنبه ضد ارزش پیدا می کند و مدیران تحمل و ظرفیت اینگونه تعارض ها ندارند و موارد مطروحه ضد ارزش تلقی می گردند، بدین  ترتیب که مدیر آن فکر می‌کنند مشاغل و منابع سازمان جزو مایملک آنهاست ، فقط  با نظر و سلیقه، و قضاوت شخصی آنها قابل تقسیم و توزیع است. بهره گیری از سازمانهای اداری برای مقاصد سیاسی و استفاده از آنها به عنوان سکوی پرتاب به مشاغل بالاتر نیز عارضه دیگر از جابجایی هدف هاست.

 

هدف گذاری در ساختار سازمانی

 

نظام شایستگی در مدیریت نیروی انسانی

در نظام شایستگی، هدف آن است که شایسته ترین افراد به خدمت سازمان در آینده و طبق ضوابط و مقررات موجود در سازمان بر اساس شایستگی و صلاحیت دقیق آن ارزیابی شوند و در صورت استحقاق، ترفیع و ارتقا یابند اما در نظام ناشایستگی، سازمان ها در انتصاب و ارتقا، پایبند ضوابط و مقررات نیستند عواملی از قبیل خویشاوندی و آشنایی، توصیه مقامات با نفوذ، وابستگی به مراتب عالی سازمان، و روابط شخصی اساس استخدام قرار می گیرند که این موارد نشانه هایی از طفولیت سازمان است ، چون بیشتر توجه مدیران مستحکم کردن حلقه امنیت مدیریتی خویش است ، تا کمتر مورد انتقاد قرار گیرد در چنین شرایطی مدیریت نیروی انسانی در سازمان تابع سلیقه های فردی است و از حاکمیت ضابطه ها خبری نیست و همین امر دلیل محکم بر ناکارآمدی واحد منابع انسانی می باشد.

در این سازمان ها اگر هم بر اجرای مقررات استخدامی تاکید شود،  سعی در اجرای ظاهری مقررات شده و به وسیله اعلام شرایط احراز خاص ( تنها در مورد افراد معین می کند) عدم اطلاع عام و به موقع فرصت های استخدامی برای همگان ، اعمال نظر در مصاحبه ها، و آزمونها نظرات شخصی در استخدام موثر واقع می شود.

گذشته از این حتی در مواردی که تمایل واقعی به اجرای نظام شایستگی است، به علت عدم آگاهی از ابزارهای آزمون و سنجش تیپ های رفتاری رایج  مانند تست های استاندارد شده آزمون های معتبر روانشناسی و علاقه سنجی، استخدام به درستی انجام نمی گیرد و نظام شایستگی تحقق نمی یابد.

نکته دیگری که در این زمینه قابل ذکر است نقش مدارک تحصیلی در استخدام هاست؛ در کشورهای جهان سوم، مدرک تحصیلی به عنوان پروانه‌ای برای ورود به خدمات دولتی تلقی می شود و با توجه به اینکه در این کشورها غالباً امکانات تحصیلی برای همگان فراهم نیست و تنها افراد متمرکز و ساکن شهرهای بزرگ قادرند، این تحصیلات عالی دست یابند . همین امر مانعی برای جذب افراد شایسته به سازمانها می‌شود و در کار تحقق نظام شایستگی مانع می آفریند.

مدیریت منابع انسانی

 

ناکارآمدی و تنبلی سازمانی

یکی از مشکلات نظام سازمانی و کسب و کار در جهان سوم، ناکارآمدی سازمانی یا تنبلی سازمانی در انجام امور استراتژیک و حتی روزانه است . تنبلی سازمانی و انحرافات برنامه ریزی معمولا از رایج ترین و واضح ترین عارضه های کسب و کار ها می باشد .  اما به هر دلیل و علت این ناکارآمدی با تغییر مدیر امید درمان  دارد ، غافل از اینکه عدم وجود سیستم های مدیریتی این عارضه ها را به دمل های چرکی بزرگتر با تغییر مدیر تبدیل می کند .

به هر تعبیر فساد های مدیریتی با هر شکل و ماهیتی نیار به بستری دارد که شاخص بزرگ آن عدم وجود شایسته سالاری و انتقال عمر سازمان از رشد سریع به بلوغ می باشد و این آسیب ها با وجود حلقه امنیتی که بر اساس استخدام های قومی شکل گرفته در یک پوشش کاذب پنهان می شود .

در جهان سوم فساد اداری گاهی به صورت پرداخت های اندک برای تسهیل اجرای قوانین و تسریع امور به ماموران جز تظاهر می کند و گاهی نیز در رده های بالاتر برای فرار از قانون صورت می پذیرد. ویژگی قوانین و بوروکراسی های عریض و طویل ، ناآگاهی عامه مردم از حقوق خود در برابر قانون، ضعف ایمان، شهرت  مادی و عدم هم پایه حقوق کارکنان با هزینه ها، فردگرایی و به دنبال راه حل های ساده و سریع بودن ، از زمره دلایلی است که موجب می شود رشوه و فساد به عنوان ابزاری برای فرار از این مشکلات کاری متداول شوند و وجود خود را توجیه کنند. 

 

فرهنگ سخنگویی مدیران بجای عمل

در مدیریت جهان سوم در مورد مسائل، مشکلات و نارسایی هایی که خودشان مسبب هستند  بیشتر سخن گفته می شود تا عمل. در مورد آرمان ها و ایده آل ها سخن بسیار رانده می شود، از عمل خبری نیست، برنامه های جامع و کامل طراحی می شوند که هرگز به مرحله عمل نمی رسند. قوانین و مقرراتی وضع می‌شوند که از آغاز مشخص است هیچ گاه به اجرا درنخواهند آمد.

یک جامعه شناس هندی این عارضه را در هند اینگونه توصیف می کند:
”  انسان هندی در قدرت کلام و سخن راه  اغراق می پیماید و آن را ابزاری برای حل مسائل و مشکلات می داند. سایرین از  زبان به عنوان ارتباط و بیان مسائل استفاده می‌کنند. اما برای هندیان زبان وسیله حل مشکلات است. کوشش، فداکاری ،رشادت همه در الفاظ و اشعار به چشم می خورند . کمیته ها و کمیسیون‌های مختلف برای تهیه گزارشات تشکیل می‌شوند و اعلانات پر طمطراق  انتخابات انتشار می یابند، دولت اطلاعیه‌های بلندبالا پخش می‌کند…  و همه اینها،  نه برای آن است که اجرا شوند( همه می دانند که غیر قابل اجرا هستند)  بلکه برای آن است که شاید مسائل را حل کنند و راه حلی برای مشکلات باشند،  و بدین ترتیب است که عمل برای حل مشکلات جای خود را به شعار و سخن می دهند. به جای  آنکه افراد سخت کوش کار کنند شعار سرخوشی سر داده می‌شود و اغلب امور، در قالب الفاظ زندگی می کنند و در دنیای واقعی از آنها خبری نیست. صداقت در کلام ارزشمند است، ولی در جامعه بی صداقتی شایع است. محبت و صفا ستایش می شود ولی روابط انسان ها خالی از احساس و عاطفه است”.

در  چنین فضایی در سازمان های دولتی و کسب و کار های خصوصی نیز فرهنگ سخنگویی جانشین ، اقدام و سخن بسیار و  عمل، اندک می شود. مدیریت به حرافی و الفاظ اطلاق می‌شود و در راه تحقق هدفها چندان التفاتی به فعالیت‌ها و تلاش آن می‌شود و نظم  اداری ، ساختار سازمانی مناسب ، استراتژی های بازار، توجه به نیاز مشتری ، نقش موثر واحدهای تاثیر گذار بر پویایی سازمان به‌صورتی گزافه‌گویی و بی تحرک و عاطل در می آید.

در نتیجه ، نه چالاکی سازمانی به چشم میخورد نه محصول با کیفیت و نه رضایت مشتری .

با توجه به دوره ناشایستگی ، که اکثر استخدام های جاری بر اساس تامین و حفظ حلقه امنیت می باشد نه تامین و حفظ نیروی شایسته ، خروجی محصولات در قالب کالا یا خدمات نیز با کیفیت نازل و در نهایت نارضایتی مشتری، مرجوعی کالا ، شکایت از سازمان ، بی اعتمادی به برند و دوباره کاری، موازی کاری و پرت مواد اولیه و بالا رفتن هزینه های جاری سازمان خروجی این ساده انگاری در مدیریت است .

به نگاه کلی به این جوامع و صنایع موجود به راحتی عدم وجود مدیریت علمی به چشم می خورد . مدیریتی که در آن برای تامین نیاز مشتری و جلب رضایت او و رقابت سالم با رقبا، نشانی از موارد ذیل دیده نمی شود : 

  1. وجود چشم انداز و ارزش های سازمانی
  2. وجود و تدوین ماموریت سازمانی
  3. استراتژی اقیانوس آبی و سرخ ، 
  4. استراتژی های راهبردی استخدام ، حفظ و نگهداری نیروی انسانی 
  5. وجود سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری CRM
  6. ساختار های سازمانی کارآمد و پویا 
  7. اصول رهبری سازمانی 
  8. بازاریابی عصبی 
  9. مدیریت زنجیره تامین
  10. وجود مشاوران کارآمد و صادق 
  11. تحرک سازمانی 
  12. مدیریت دانایی 
  13. اصول آراستگی
  14. اهمیت و الزام به آموزش های قبل و حین استخدام 
  15. وجود سیستم مالی
  16. قیمت تمام شده محصول 
  17. شرایط احراز استخدامی 
  18. برند سازی بر اساس اصول سازمانی 
  19. آگاهی کامل از دوره عمر سازمان 
  20. اجرای به موقع استاندارد های سازمانی 

برای داشتن بازار و اقتصاد سالم در هر کشوری اولین اقدام توجه عالی و ویژه روی ثروتهای انسانی می باشد و در راس همه آنها مدیریت ارشد و شرایط احراز آن به عنوان یک اصل پایدار . 

 

نویسنده: دکتر اعتماد هژبرالساداتی